Трафаретизации подлежат документы, содержащие не менее двух третьих постоянной информации от всего объема текста. Однако на практике трафаретизируют тексты и с меньшим объемом постоянной информации, если таких документов создается большое количество. Прежде чем составлять трафаретные тексты, необходимо проанализировать каждый вид официального письма, чтобы установить степень повторяющейся постоянной информации, количество подобных писем, отправляемых в течение года. При этом удобнее всего пользоваться таблицами унификации, в которых указывается: разновидность официального письма, количество экземпляров в год, процент постоянной информации, отдельные повторяющиеся фразы, предложения. Читать полностью »


Унифицированные словесные обороты требуют минимального напряжения при восприятии и ускоряют процесс составления официального письма, позволяя не тратить усилий на поиск формулировок. Такие обороты отличаются, как правило, большой информационной емкостью, так как сигнализируют о смысле в самой обобщенной форме. Читать полностью »


Официальное письмо является одним из важных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути. Читать полностью »