Таким образом, при составлении официального письма рекомендуется сначала «набросать» логическую схему его содержания. При этом в качестве аналога можно использовать письмо, составленное ранее.
Характерной особенностью синтаксиса официального письма, как и любого официального документа, является логизированный строй предложения. Порядок слов в предложении должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормам словорасположения. Читать полностью »


Для современной деловой переписки характерна тенденция к ограниченной аспектации. Как правило, авторы соответствующих пособий рекомендуют составлять деловые письма по одному вопросу ( аспекту ), чтобы письмо не содержало тематически разнородную и логически не связанную информацию.
Композиция документа — это способ формализации состава информации, содержащейся в нем. Композиция или структура текста официального письма — это последовательность расположения его составных частей (аспектов). Читать полностью »


Изложение каждого аспекта содержания рекомендуется начинать с нового абзаца. Новую тему или новый поворот темы следует также выделять красной строкой. Таким образом, абзац служит показателем перехода от одной мысли ( темы ) к другой. Разбивая текст официального письма на абзацы, мы облегчаем его восприятие. Кроме того, разделение текста на абзацы позволяет адресату делать небольшие остановки, мысленно возвращаться к прочитанному,сосредоточиваться перед очередной «порцией» информации. Читать полностью »


Язык служебных документов отличают следующие особенности: нейтральность тона изложения, неличный характер изложения, унификация ( трафаретизация ), типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, высокая степень повторяемости ( частотности ) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов, своеобразная модальность. Читать полностью »


Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, то письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо, и его фамилия (например «и-о.», «зам.»). Читать полностью »


Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилии лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике. Составные части реквизитов «адресат» следует отделять друг от друга 1,5—2 межстрочными интервалами.
В названиях высших государственных, профсоюзных, партийных и комсомольских организаций и учреждений с прописной буквы пишутся все слова, входящие в состав названий, кроме служебных и слова Читать полностью »


Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту, имеющих установленный комплекс обязательных элементов (реквизитов) и определенный порядок их расположения. Рекомендуется иметь два вида бланков: общий и бланк для писем.
Главное различие между этими видами бланков состоит в том, что бланк для писем содержит реквизит «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер счета в банке» и трафаретную часть реквизита «ссылка на индекс и дату входящего документа», а на общих бланках вместо этих реквизитов остается свободная площадь, в которую соответственно впечатываются реквизиты «наименование вида документа» и «место составления или издания». Читать полностью »


Как уже отмечалось, на наш взгляд, стандартизацию языка официального письма следует рассматривать не столько как канонизацию конкретных выражений, сколько как стандартизацию их моделей. При этом под моделью мы понимаем синтаксическую конструкцию (конструкцию предложения), охватывающую максимальное количество управленческих ситуаций. В результате процесс составления официального письма сводится лишь к конкретным реализациям стандартных языковых моделей. Поясним сказанное на примере.
Моделью предложения, выражающего гарантию, может служить следующая конструкция:
«Оплату (а) гарантируем (тся) «. Читать полностью »


Составитель официального письма стремится прежде всего с протокольной точностью передать смысл той или иной управленческой ситуации, поэтому рационализация в построении фраз получает известное оправдание. По всей видимости, в сфере делового стиля действуют несколько иные речевые нормы, чем в сфере общелитературного языка.
Научная дисциплина, которая устанавливает эти речевые нормы, носит название «документная лингвистика». Это — сравнительно новая научная и учебная дисциплина. Читать полностью »


Текст официального письма не должен допускать нескольких толкований и словесного произвола. Он должен быть однозначным. Язык официального письма стремится к точности и красоте математической формулы. Ввиду правовой значимости официальных писем, их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. Читать полностью »