Этикет — это правила поведения и общения людей, принятые в данном обществе. (Это слово — французское, в переводе на русский язык оно означает „ярлык», „этикетка»), Этикет — внешнее проявление отношений между людьми, он способствует поддержанию благоприятного морально-психологического климата в коллективе и обществе в целом. Этикет — это проявление культуры личности, его можно рассматривать как практическое преломление моральных принципов и норм в поведении людей. Под словом „этикет» также понимают порядок проведения определенных церемоний. Читать полностью »


Убедительность письма зависит от умения его составителей выразить общественные интересы не только своего предприятия, но также интересы того предприятия, в адрес которого направлено письмо. Проявление узкоместнических интересов, тенденциозный подбор фактов с целью „оправдать» позицию своего отдела, предприятия, организации создают натянутость в сфере деловых\отношений между корреспондентами. Читать полностью »


„Формулируя отказ, остерегайтесь потерять друга или заказчика!» — это предостережение в той или иной форме можно встретить в каждом пособии по деловой корреспонденции. К деловому письму предъявляются те же требования, что и к документации рекламного характера.
Независимо от того, излагается ли в письме просьба или предложение, формулируется ли претензия или предупреждение, направляется ли письмо в арбитраж или в отдел сбыта другого предприятия, деловое письмо должно быть прежде всего убедительным. Читать полностью »


Употребление архаизмов. Стилистические помехи возникают часто при злоупотреблении так называемых канцелярским языком. Деловые письма нередко содержат «осколки» языковых штампов, почерпнутых из пыльных бумаг столетней давности.
«При этом препровождаю» — так начинаются многие сопроводительные письма. Если бы не упоминание о «разбивках плана» или «штатных единицах», то можно было бы предположить, что письмо взято из канцелярии Петра I. Читать полностью »


Из-за незнания элементарных правил составления деловых писем работники аппарата управления тратят, как уже говорилось, на этот процесс значительную часть рабочего йремени. Но дело не только в затратах времени на составление письма. Каждый работник аппарата управления хорошо знает, сколько минут и даже часов порой требуется, чтобы разобраться во входящей корреспонденции, понять, чего же хочет автор полученного письма. Нередко для этого требуется буквально пробиваться через словесный частокол, распутывать замысловатые фразы. Читать полностью »


Деловую переписку, касающуюся производственной деятельности предприятия, следует отличать от переписки общественной — между профсоюзными и общественными организациями.
По структурным признакам деловую переписку можно разделить на регламентированную ( стандартную ) и нерегламентированную (нестандартную ). Регламентированное письмо представляет собой письмо, составленное по определенному образцу ( это карается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т. д. ). Читать полностью »


В зависимости от того, какому количеству адресатов направлено письмо, различают письма обычные ( коллективные ) и циркулярные. Циркулярное письмо направляется целому ряду подчиненных инстанций из одного источника. Коллективное письмо, наоборот, составляется от имени ряда лиц и направляется в один адрес. Теоретически возможны и циркулярно-коллективные письма, но до сих пор делопроизводство обходилось без такого рода деловых бумаг. Читать полностью »


Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выявить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как чрезвычайно гибкий, деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации. Дело в том, что существует столько разновидностей деловых писем, сколько возникает производственных ситуаций, дающих повод для переписки. Читать полностью »


Деловое письмо выполняет ту же функцию, что и человеческая речь. На речевой сигнал можно ответить либо конкретными действиями, либо новым речевым сигналом. Так, американский лингвист Л. Блумфильд, рассматривая речь в единстве с теми или иными моделями поведения, предлагает следующие схемы1:
С — Д ( реакция в виде действия );
С — Р { реакция в виде речи ), где С — сигнал; Д — действие; Р — речь.
Речь может предшествовать предпринимаемым действиям или следовать за уже предпринятыми. Точно так же все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предворяющие возможность его свершения. Поэтому очень часто письма напоминают «монолог». Читать полностью »


Как правило, в трафаретных текстах исключаются слова, не несущие полезной нагрузки, смысловые повторы, канцеляризмы. Так, например, в тексте «Мы просили бы Вас сообщить нам данные о производительности кузнечно-прессовых машин» личные местоимения «мы», «Вас», «нам» не несут полезной нагрузки. Вообще употребление местоимения «мы» в деловых письмах не оправдано, поскольку окончание глагола и так указывает на 1-е лицо множественного числа. Читать полностью »