Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты, такие,как, например, внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д. Например:
«Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Госплан считает . . .». Читать полностью »


Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.
В текстах деловых писем встречаются ошибки, свидетельствующие о том, что их составители не знают правила порядка слов в Русской письменной речи. Как уже отмечалось, в русской письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения. Рассмотрим три примера:
«Завод «Прогресс» выполнил план к 20 декабря.» «К 20 декабря завод «Прогресс» выполнил план». «К 20 декабря выполнил план завод «Прогресс».
В первом предложении содержится указание, к какому сроку завод выполнил план. Во втором предложении констатируется, что завод план выполнил. В третьем предложении указывается, какой завод (именно «Прогресс») выполнил план.
Читать полностью »


Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно в случае отправки одного документа малого формата. В этом случае можно прямо на отсылаемом документе проставить адрес, дату отправки и индекс. Как уже говорилось, сопроводительное письмо выполняет функцию ярлыка, этикетки. Оно как бы «приклеивается» к отправляемым документам. Читать полностью »


Типичные ошибки
Авг
05

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.
Структурные ошибки. Большое количество деловых писем написано так, как-будто их составители никогда раньше не писали деловых писем по данным вопросам. Это, конечно, следствие отсутствия разработанных типовых писем. Читать полностью »


Из-за незнания элементарных правил составления деловых писем работники аппарата управления тратят, как уже говорилось, на этот процесс значительную часть рабочего йремени. Но дело не только в затратах времени на составление письма. Каждый работник аппарата управления хорошо знает, сколько минут и даже часов порой требуется, чтобы разобраться во входящей корреспонденции, понять, чего же хочет автор полученного письма. Нередко для этого требуется буквально пробиваться через словесный частокол, распутывать замысловатые фразы. Читать полностью »


Многозначные числа (сложные или составные числительные) принято записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда такие числа начинают предложение. Например:
«Двадцать пять изделий было забраковано » (но: «Было забраковано 25 изделий») .
Многозначные целые числа принято записывать, разбивая цифры пробелами на классы. Места пробелов зависят от системы счисления: при десятичной системе отделяется каждый четвертый знак, например: 100 000 т, 253 720 руб.
Запись порядковых числительных отличается от записи количественных. Если запись ведется арабскими цифрами, то порядковое числительное вводится в текст с указанием падежных окончаний. Например:
«Редиоприемники 1-го класса обязательно должны иметь радиовещетельный прием.» «Шероховатость поверхности — по 6-му классу точности.» При перечислении нескольких порядковых числительных падежное окончание ставится только один раз. Например:
«Изделия 1,2 и 3-го сорта.»
Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний. Порядковые номера месяцев, кварталов по традиции принято записывать римскими цифрами.
С помощью цифр можно записывать определения, выраженные сложным словом, включающим в себя некоторые формы числительных, например: 100-процентный, 20-километровый, 5-миллиметровый. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, выражающегося единицей измерения: 20-км, 5-мм, 10-кг.


Рекомендации по записи цифровой информации. Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой является источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов. Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Читать полностью »


Не следует использовать неологизмы, образуемые по традиционным моделям, если они не имеют терминологического смысла и легко могут быть заменены формами общелитературного употребления, например слова типа «неимение», «разбитие», не являющиеся литературной нормой русского языка.
Недопустимо искажение термина или замена его синонимическими формами. Например, замена термина «акцепт» выражением «встречное предложение». Читать полностью »


Выбор того или иного языкового оборота из числа возможных определяется:
практикой употребления языкового оборота, т.е. степенью его употребительности;
правильностью его с грамматической точки зрения (с учетом особенностей официально-делового стиля);
степенью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации.
При выборе устойчивого языкового оборот следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. Читать полностью »


Распространенное определение ставится после слова, к которому оно относится, и выделяется запятыми. На первом месте в распространенном определении должно стоять прилагательное или причастие, например:,.Документ, подготовленный группой специалистов». . .
При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму, например: актуальный всесоюзного значения вопрос . . .
Обстоятельства степени ставят перед прилагательным, а дополнения — после него, например: исключительно интересный, достойный звания. Читать полностью »