Неупорядоченность сокращенных форм слов и словосочетаний может вызвать существенные трудности при решении задач автоматизированной обработки и поиска деловых писем.
В настоящее время получили официальное признание, т. е. практически стандартизованы, следующие виды сокращений:
1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты
(г., обл.);
2) названия месяцев (янв.); Читать полностью »


Практически при составлении каждого делового письма возникает вопрос, как сократить название той или иной организации. При этом нужно руководствоваться правилом: при адресовании писем какой-либо организации или предприятию следует приводить название организации в том виде, в каком оно дано в документах этой организации или в специальных справочниках. Сокращать самим наименование организации равносильно тому, чтобы фамилию какого-либо лица писать в сокращенном виде. Читать полностью »


Сокращение слов или аббревиатуры — новый продуктивный способ словопроизводства, родившийся в последнее столетие. Долгое время считалось, что аббревиатуры (сокращенные слова) портят и засоряют язык. В одной из центральных газет даже появилась статья под красноречивым названием: „Время увлечения аббревиатурами прошло». Между тем трудно представить деловую письменную речь без всевозможных сокращений слов и словосочетаний. Читать полностью »


ИНТЕРПРЕТАЦИЯ ДЕЙСТВИЙ ДРУГОЙ СТОРОНЫ
„Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку чертежей пресс-форм».
„Данные Вами обещания не выполняются». .
„Вам необходимо решить вопросы изготовления гидроподъемников своими силами или использовать выпускаемые нами по чертежу 588И».
„Сообщаем Вам, что у нас нет Вашего подтверждения (мы еще не имеем.. Л »
„К сожалению, мы вынуждены сообщить Вам о неточном оформлении Вами железнодорожных накладных». Читать полностью »


ИНТЕРПРЕТАЦИЯ СОБСТВЕННОЙ ПОЗИЦИИ
„Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам».
„Возражений против конструкции предохранительных патронов для метчиков не имеем»…
„Завод „Прогресс» присоединяется к Вашему мнению о необходимости. . . и сообщает»,..
„Создавшееся положение с жилым фондом вынуждает завод обратиться к Вам с просьбой»… Читать полностью »


Модель синтаксической конструкции
Варианты ее реализации
„Проси
. . .„Вес проверить ход выполнения работ по „изготовлению заказных станков».
. . .„выслать в наш адрес более подробную информацию по этому вопросу».
. . .„включить в план изданий»…
„Прошу»
. . .„принять меры». ..
. .. „сообщить данные о производительности»…
.. . „направить нам каталоги». ..
. . . „подтвердить по телефону получение товаросопроводительных документов». Читать полностью »


Однако любая модель выражения не универсальна. Так, в тех случаях, когда нужно сослаться на какой-либо документ, оправдывающий предпринимаемые шаги, уместно начать деловое письмо с выражения „В соответствии с . . .». Однако это выражение неуместно в случаях, когда те или иные мероприятия вытекают из уже ранее предпринятых или предпринимаемых действий. Здесь следует употребить выражение „В связи с . . .». Читать полностью »


Мы привели примеры синтаксических конструкций письма-извещения, письма-напоминания и письма подтверждения. Такое начало писем можно назвать глагольным. Ключевыми словами в этих письмах являются глаголы первого лица единственного или множественного числа. Форма страдательного залога, например „сообщается» вместо „сообщаем», не оправдывает себя, так как вносит неясность в вопрос, от кого исходит действие.
Начало письма не должно повторять того, что будет сказано в теме письма, и должно „вводить» адресата в проблему, поставленную в письме. Рассмотрим примеры.
МОДЕЛИ ВЫРАЖЕНИЙ, ОБЪЯСНЯЮЩИХ МОТИВЫ Читать полностью »


Под аспектом понимается мысль, выраженная одним или несколькими предложениями,
Выделение аспектов содержания и их формализация позволяют весь процесс составления стандартного письма свести к выбору синтаксических конструкций, закрепленных за каждым аспектом. Составителю документа нетрудно построить стилистическую конструкцию — предложение или несколько предложений в едином целом, если он будет располагать набором готовых, уже проверенных долголетней практикой конструкций или фраз и словосочетаний, по аналогии с которыми можно было бы сформулировать свою мысль. Рассмотрим примеры.

Читать полностью »


Употребление архаизмов. Стилистические помехи возникают часто при злоупотреблении так называемых канцелярским языком. Деловые письма нередко содержат «осколки» языковых штампов, почерпнутых из пыльных бумаг столетней давности.
«При этом препровождаю» — так начинаются многие сопроводительные письма. Если бы не упоминание о «разбивках плана» или «штатных единицах», то можно было бы предположить, что письмо взято из канцелярии Петра I. Читать полностью »