Убедительность письма возрастает в тех случаях, когда в нем выражено и личное отношение работника к описываемым фактам, его заинтересованность в скорейшем выполнении задания, нетерпение, досада и даже возмущение. Примером такого письма может служить докладная записка, составленная от имени главного энергетика завода на имя директора завода: Читать полностью »


Утверждение через отрицание может придать еще большую убедительность деловому письму. В приводимом ниже лисьме позиция завода „Прогресс» выражена в заключительной фразе, составленной в виде отрицания:
„Как сообщили нем в конторе связи, работы по прокладке телефонных кабелей ведутся кок в Новом, так и в Старом городе.
Новая АТС еще не пущено. Телефонизацию города ведет контора связи через своих подрядчиков, а поэтому все вопросы о той или иной помощи ей со стороны заводе и других заинтересовенных оргвнизеций она и призвана решать. Читать полностью »


Другим лингвистическим приемом повышения убедительности делового письма может служить использование параллельных синтаксических конструкций, которые облегчают восприятие текста и позволяют значительный объем информации представить в виде одного распространенного предложения:
„Справочно-информационный фонд проводит следующие виды работ: готовит экспресс-информацию по тематике отрасли;
комплектует фонд новейшими материалами в соответствии с отраслевым рубрикатором; Читать полностью »


Чтобы составить убедительное, хорошо аргументированное деловое письмо, необходимо умело пользоваться сложными предложениями, отражающими причинно-следственные связи. С их помощью можно объяснить свою позицию, смягчить впечатление от отказа, придать повествованию нейтральный тон и т. д. Академик Л.В. Щерба писал по поводу употребления сложных предложений в канцелярском языке: „Основная разновидность канцелярского стиля имеет своей задачей представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом. Читать полностью »


В последнее время отмечается резкое увеличение количества инициативных писем, то есть писем, содержащих предложения. Причина этого явления — реализация новых принципов хозяйственного механизма. Выдвижение конструктивных встречных предложений становится доминирующим моментом в хозяйственной политике наших предприятий. Как правило, письма-предложения составляются по поводу выпуска новой продукции. В них на рассмотрение соответствующей организации выносятся предложения о снятии с производства и замене устаревших машин, механизмов, изделий новыми, пользующимися спросом у потребителей, а также предложения о совершенствовании технических условий и норм, определяющих качество выпускаемой продукции. Читать полностью »


Несмотря на то, что следующее письмо является по существу разъяснением известного положения о титульном списке работ, выполняемых отделом капитального строительства, оно не производит впечатления сухой формальной отписки:
Директору завода „Прогресс»

О состоянии подвалов в жилом доме № 4
Дом № 4 сдан в эксплуатацию с сухими подвалами. Экспулатирует дом жилищно-коммунальный отдел Вашего завода, который обязан не допускать затопления подвалов. Читать полностью »


Примером письма-отказа может служить деловое письмо, направленное в адрес Института металлов, который выполнял специальный заказ для завода ,,Прогресс».
Директору Института металлов
Вы предлагаете использовать для бокового борта самосвала профиль из стали СТ. 3 толщиной 3 мм. В настоящее время для этой цели используется прокат из низколегированной стали толщиной 2,5 мм. Хотя за счет стоимости материала и достигается уменьшение стоимости кузова на … р. … к., вместе с тем вес кузова увеличивается на • .. кг, что нежелательно. Кроме того, предлагаемый Вами гнутый профиль не ведет к сокращению трудовых затрат, так как вместо штамповки из-за отсутствия соответствующих технических условий приходится производить подборку по длине.
В силу этого завод считает нецелесообразным использовать предлагаемый Вами профиль для изготовления кузова самосвала.
С уважением
Директор завода
(подпись)
Из письма видно, что предложение института было внимательно изучено и апробировано на заводе. В письме излагаются как преимущества, так и недостатки нового метода изготовления борта самосвала, разработанного институтом по заказу завода „Прогресс». Из письма становится ясно, какие технические вопросы волнуют машиностроителей.
Продолжение


Убедительность письма зависит от умения его составителей выразить общественные интересы не только своего предприятия, но также интересы того предприятия, в адрес которого направлено письмо. Проявление узкоместнических интересов, тенденциозный подбор фактов с целью „оправдать» позицию своего отдела, предприятия, организации создают натянутость в сфере деловых\отношений между корреспондентами. Читать полностью »


„Формулируя отказ, остерегайтесь потерять друга или заказчика!» — это предостережение в той или иной форме можно встретить в каждом пособии по деловой корреспонденции. К деловому письму предъявляются те же требования, что и к документации рекламного характера.
Независимо от того, излагается ли в письме просьба или предложение, формулируется ли претензия или предупреждение, направляется ли письмо в арбитраж или в отдел сбыта другого предприятия, деловое письмо должно быть прежде всего убедительным. Читать полностью »


Информативность и убедительность официального документа достигаются за счет употребления языковых формул, имеющих правовую силу, представления всех обстоятельств дела в их взаимосвязи, использования придаточных предложений, отражающих причинно-следственные связи, и союзных слов, формирующих логический контекст. Иллюстрацией убедительно построенного текста может служить известный фрагмент из бессмертного произведения М. А. Булгакова: Читать полностью »