Если в содержании современных официальных писем выделить аспекты, то окажется, что каждый аспект реализуется в виде набора устойчивых синтаксических конструкций с суммарной вероятностью, приближающейся к единице. Так, аспект, выражающий предупреждение, реализуется в виде набора устойчивых синтаксических конструкций типа: Читать полностью »


Переживаемая в наши дни эволюция американского делового письма служит убедительным свидетельством того, что унифицированный стиль изложения в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу — коллективный характер производственных отношений, аккумулируемый емким понятием «коллективный субъект», и техническую базу — компьютеризацию.
В Англии унифицированный стиль официального общения принят под названием Zip—Code, что в буквальном переводе означает «Код-молния». Читать полностью »


Конечно, нельзя сразу же изменить стиль американской деловой переписки. На это нужно время. Но уже сам факт приобщения американской канцелярии к международной традиции следует рассматривать как знаменательное явление.
В современных условиях, когда компьютеризация поглощает самые неожиданные узлы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, этот факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправдано. Читать полностью »


Аргументация базируется на экономических соображениях, выраженных одной фразой: «Расточительство в словах означает расточительство в долларах». Подсчитано, что еженедельно из-за небрежно составленных деловых писем компании несут расходы в несколько миллионов долларов.
Составители пособия предлагают унифицированный стиль изложения. Их рекомендации касаются выбора слов, структуры, синтаксиса, речевого этикета.
Унифицированный стиль изложения особенно необходим в условиях автоматизации информационных процессов в аппарате управления. Читать полностью »


Однако в 70-е годы произошла эволюция в мировоззрении экспертов по эпистолярной коммуникации. Поводом послужили результаты обстоятельного анализа издержек, проистекающих от тех стилевых излишеств, которые на протяжении десятилетий были неотъемлемой частью американского делового письма. Анализ проводился институтом письма и аналитиками на местах.
Результаты этого анализа получили обобщение, как ни странно, в канцелярии Белого Дома. По поручению должностных правительственных лиц было подготовлено обширное пособие под красноречивым названием «Простые письма». Читать полностью »


Деловое письмо рассматривается как вид рекламной деятельности. От стиля и тона письма, по мнению экспертов, зависит характер делового диалога между фирмами. В одних случаях, этот диалог должен быть предельно энергичным, в других — «пунктирным». Даже отказ от сотрудничества рассматривается как незаконченный! диалог. Написана масса рекомендаций, как должен выглядеть «самый» вежливый отказ.
В силу того, что и адресат и адресант — лица частные (физические), особое значение придается этикету. Читать полностью »


Таким образом, стандартизация официального письма, упрощающая процессы подготовки, оформления и работы с письмами, а также автоматизация информационных процессов должны быть направлены по пути рационализации логической структуры делового письма.
Важно подчеркнуть, однако, что стандартизация официальной переписки на основе формализации как внешних, так и содержательных элементов официального письма служит не только средством облегчения обработки письма традиционными методами, но и обусловливает в известной степени применение для обработки писем, хранящихся в канцеляриях предприятий и учреждений, средств автоматизации составления писем и поиска информации. Читать полностью »


Процесс изучения такого документа, как официальное письмо, можно уподобить поиску нужной информации. Такие операции, как поиск, сортирование писем, могут быть осуществлены по отдельным аспектам письма. Под аспектом в данном случае мы понимаем точку зрения, с которой производится или может производиться поиск. Читать полностью »


К сожалению, до сих пор вопросу стандартизации языка официальной переписки уделялось мало внимания. Нет недостатка в лингвистических исследованиях делового стиля дореволюционной России, однако крайне мало работ по языку современной русской официальной документации. Во всех отечественных пособиях по официальной документации деловому письму неизменно отводилось скромное место, и до последнего времени оно не рассматривалось как объект стандартизации. Поэтому для многих людей составление официального письма на сегодняшний день остается трудоемким процессом. Читать полностью »


Унифицированные словесные обороты требуют минимального напряжения при восприятии и ускоряют процесс составления официального письма, позволяя не тратить усилий на поиск формулировок. Такие обороты отличаются, как правило, большой информационной емкостью, так как сигнализируют о смысле в самой обобщенной форме. Читать полностью »