Авг
04

Каждый документ должен содержать определенный их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:
Государственный герб (1);
эмблема организации (2);
код предприятия по ОКПО (для внутрисоюзной переписки) (3);
код документа по ОКУД (4) ;
наименование организации (полное и сокращенное) (5);
почтовый и телеграфный адрес (6); Читать полностью »


Авг
04

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет
организовать централизованное изготовление бланков для писем;
уменьшить стоимость машинописных работ;
сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
облегчить визуальный поиск необходимой информации; Читать полностью »


Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, предмета, букв, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю более «устойчивой».
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Читать полностью »


Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту, имеющих установленный комплекс обязательных элементов (реквизитов) и определенный порядок их расположения. Рекомендуется иметь два вида бланков: общий и бланк для писем.
Главное различие между этими видами бланков состоит в том, что бланк для писем содержит реквизит «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер счета в банке» и трафаретную часть реквизита «ссылка на индекс и дату входящего документа», а на общих бланках вместо этих реквизитов остается свободная площадь, в которую соответственно впечатываются реквизиты «наименование вида документа» и «место составления или издания». Читать полностью »


В современных условиях, когда вступают в силу новое политическое мышление, новые экономические принципы хозяйствования, рождаются и новые речевые этикетные формы и получают продуктивность иные языковые модели построения фраз и сверхфразовых единств. Так, например, обрели актуализацию не номинативные, именные конструкции (типа: производство ремонта, ужесточение контроля, свертывание фронта работ и т.д.), а глагольные, так называемые вербальные конструкции (отремонтировать, произвести демонтаж оборудования, отрегулировать, наладить работу станка и т. д.). Читать полностью »


Как уже отмечалось, на наш взгляд, стандартизацию языка официального письма следует рассматривать не столько как канонизацию конкретных выражений, сколько как стандартизацию их моделей. При этом под моделью мы понимаем синтаксическую конструкцию (конструкцию предложения), охватывающую максимальное количество управленческих ситуаций. В результате процесс составления официального письма сводится лишь к конкретным реализациям стандартных языковых моделей. Поясним сказанное на примере.
Моделью предложения, выражающего гарантию, может служить следующая конструкция:
«Оплату (а) гарантируем (тся) «. Читать полностью »


Два первых раздела стилистики создают базу для третьего, так как без знания основных закономерностей организации стиля и выразительных возможностей языка нельзя анализировать текст.
С момента своего появления стилистика была наукой практической, так как изучала употребление языка.
Термины «стиль», «стилистика» происходят от греческого слова stylos. Так называли древние палочку Для письма на вощаных дощечках. Один конец палочки был заострен, им и писали, другой имел вид лопаточки, им разравнивали воск, стирая написанное. Читать полностью »


Составитель официального письма стремится прежде всего с протокольной точностью передать смысл той или иной управленческой ситуации, поэтому рационализация в построении фраз получает известное оправдание. По всей видимости, в сфере делового стиля действуют несколько иные речевые нормы, чем в сфере общелитературного языка.
Научная дисциплина, которая устанавливает эти речевые нормы, носит название «документная лингвистика». Это — сравнительно новая научная и учебная дисциплина. Читать полностью »


Для языка официальных писем характерна также повторяемость одних и тех же соединительных оборотов и обстоятельственных слов, служащих средством выражения причинно-следственных отношений. Тысячи писем начинаются со следующих слов:
«В соответствии с протоколом»…
«В связи с отказом завода» …
«Согласно Вашей просьбе» …
«В целях досрочного выполнения плана» …
«Направляю Вам для исполнения акт» … Читать полностью »


Представители точных наук давно пришли к выводу, что синонимия (употребление различных слов с одним и тем же значением) — недопустимое явление для терминологии. Точно также синонимия синтаксических конструкций в пределах одного аспекта содержания вносит лишь нежелательную избыточную информацию.
Нельзя не учитывать того обстоятельства, что «деловые документы» вовсе не материал для «чтения», а большей частью побудители к определенным поступкам. Читать полностью »