Проникновение нестандартной терминологии в промышленную корреспонденцию объясняется прежде всего кратковременностью акта составления делового письма: деловое письмо,как правило, составляется в один прием; не всегда оно предлагается для чтения другим лицам ( хотя подпись другого лица и может стоять ); часто письмо составляется без черновика, и если память не подсказывает общепринятый термин, составитель вынужден создавать „свой». Читать полностью »


Очевидно, приведенные рассуждения останутся верными для любой выборки слов данной длины при заданной относительной ошибке. Поэтому в словарях часто употребляемых слов, составленных по массивам писем-напоминаний, писем-подтверждений, писем-извещений и других одноаспектных писем, объемы которых примерно равны, можем рассматривать также список из 11 наиболее употребимых слов как основу для составления бланка письма, так как при определении частоты употребления относительная ошибка не превышала заданной величины ( в настоящем случае 0,3 ). Читать полностью »


Таким образом, при составлении бланка делового письма необходимо учитывать тематику рассматриваемого массива деловых писем.
Нетрудно сделать вывод, что общая частотность всех языковых реализаций каждого аспекта должна быть величиной постоянной. В этом легко убедиться, сложив частотность всех слов, с которых начинаются все три аспекта. Отсюда следует, что перечисленные аспекты делового письма составляют содержательный каркас письма. Читать полностью »


Следовательно, частота первых 11 слов частотного словаря для сопроводительных писем найдена с относительной ошибкой, не превышающей заданную, и поэтому может использоваться в дальнейших рассуждениях.
Приводим список этих слов и оборотов в порядке убывания частотности:
„При этом»…
„Высылаем»… Читать полностью »


Разработка стандартного делового письма должна основываться на строгом учете статистических закономерностей появления в тексте тех или иных слов и оборотов. Предположим, необходимо разработать бланк сопроводительного письма. Для этого составляется частотный словарь, например, для 250 таких писем. Если принять среднюю длину письма, равную 20 словам, то общий объем выборки составит 5000 словоупотреблений. Теперь необходимо подсчитать, какая точность анализа достигается при данном объеме выборки. Читать полностью »


Уже в 70-х годах XIX века в коммерческих училищах Западной Европы и Америки, а лотом и в России началась пропаганда стандартизованной корреспонденции в промышленности и торговле. Появились первые бланки на промышленных фирмах. Из промышленности они быстро распространились на другие сферы деятельности.
Бланк — это своего рода идеальная основа деловой бумаги, в заполненном виде это тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований. И если автор художественного текста сам определяет его форму, то автор деловой бумаги находится у формы в плену. Читать полностью »


Типовые тексты и тексты — трафареты широко используются при составлении официальных писем с однотипной информацией и дают большую экономию времени, упрощая процесс составления и печатания письма.
Типовой текст — это образцовый или стереотипный текст, на основе которого или с использованием которого может быть построен текст нового письма. Структура фразы в типизированном письме представляет собой устойчивый оборот. Применение типовых текстов сокращает время на составление типовых писем более чем в 3 раза. Читать полностью »


Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, то письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо, и его фамилия (например «и-о.», «зам.»). Читать полностью »


В сброшюрованном приложении количество листов не указывается, например:
Приложение: Информационный материал о международной выставке «Автоматизация-90» в 3 экз.
Сами документы приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом.
Если приложение является самостоятельным документом, то оно направляется с сопроводительным письмом. Читать полностью »


Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:
Начальнику 101 отделения милиции г. Москвы
По делу гр. Бурцева А.А. Читать полностью »