По тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Однако письма, классифицируемые по тематическому признаку, различаются лишь терминологией и фразеологией. Читать полностью »


Можно выделить, например, следующие аспекты в содержании деловых писем:
1) факт напоминания — письмо-напоминание;
2) выражение гарантии — письмо гарантийное;

3) указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт — письмо-подтверждение;
4) информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях — информационное письмо;
5) указание на факт отправки прилагаемых к письму документов — сопроводительное письмо; Читать полностью »


В зависимости от того, какому количеству адресатов направлено письмо, различают письма обычные ( коллективные ) и циркулярные. Циркулярное письмо направляется целому ряду подчиненных инстанций из одного источника. Коллективное письмо, наоборот, составляется от имени ряда лиц и направляется в один адрес. Теоретически возможны и циркулярно-коллективные письма, но до сих пор делопроизводство обходилось без такого рода деловых бумаг. Читать полностью »


Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выявить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как чрезвычайно гибкий, деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации. Дело в том, что существует столько разновидностей деловых писем, сколько возникает производственных ситуаций, дающих повод для переписки. Читать полностью »


Деловое письмо выполняет ту же функцию, что и человеческая речь. На речевой сигнал можно ответить либо конкретными действиями, либо новым речевым сигналом. Так, американский лингвист Л. Блумфильд, рассматривая речь в единстве с теми или иными моделями поведения, предлагает следующие схемы1:
С — Д ( реакция в виде действия );
С — Р { реакция в виде речи ), где С — сигнал; Д — действие; Р — речь.
Речь может предшествовать предпринимаемым действиям или следовать за уже предпринятыми. Точно так же все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предворяющие возможность его свершения. Поэтому очень часто письма напоминают «монолог». Читать полностью »


Можно рекомендовать пять способов подготовки служебных документов с использованием трафаретных текстов. Первые два применяются при работе непосредственно со сборником трафаретных текстов, а остальные три — с бланками-трафаретами.
Первый способ: исполнитель находит в сборнике нужный текст и составляет черновик письма, переписывая дословно постоянную информацию из трафарета и одновременно дополняя ее переменной. Читать полностью »


Трафаретизации подлежат документы, содержащие не менее двух третьих постоянной информации от всего объема текста. Однако на практике трафаретизируют тексты и с меньшим объемом постоянной информации, если таких документов создается большое количество. Прежде чем составлять трафаретные тексты, необходимо проанализировать каждый вид официального письма, чтобы установить степень повторяющейся постоянной информации, количество подобных писем, отправляемых в течение года. При этом удобнее всего пользоваться таблицами унификации, в которых указывается: разновидность официального письма, количество экземпляров в год, процент постоянной информации, отдельные повторяющиеся фразы, предложения. Читать полностью »


Приведем примеры устранения слов, не несущих полезной нагрузки при создании трафарета письма — сообщения, информационного письма:
Неправильно Правильно:
«Считаем необходимым поставить Вас «Сообщаем, что».. .
в известность, что». -.
«При этом высылаем Вам копию договора»… «Высылаем копию дого-
вора» . ..
Рассмотрим пример смыслового повтора: Читать полностью »


Как правило, в трафаретных текстах исключаются слова, не несущие полезной нагрузки, смысловые повторы, канцеляризмы. Так, например, в тексте «Мы просили бы Вас сообщить нам данные о производительности кузнечно-прессовых машин» личные местоимения «мы», «Вас», «нам» не несут полезной нагрузки. Вообще употребление местоимения «мы» в деловых письмах не оправдано, поскольку окончание глагола и так указывает на 1-е лицо множественного числа. Читать полностью »


При составлении текстов трафаретов важно помнить следующую закономерность порядка слов в русском языке: постоянная информация всегда предшествует переменной. Поэтому текст-трафарет не может начинаться с пробела. Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения. Определить, какие члены предложения несут постоянную информацию, а какие — переменную, позволяет вопрос к члену предложения. Читать полностью »