Связь между предложениями абзаца осуществляется с помощью повтора. Повтор — это тип логико — грамматической связи между предложениями и абзацами, в котором в последующем предложении в неизменном или измененном виде повторяются различные фрагменты предыдущего предложения. Виды повтора следующие:
1. Лексический повтор ( повторение одинаковых или однокорневых слов. Например: «Согласно решению коллегии . . . завод должен представить план работы на . . . . План должен быть составлен на строго научной основе и технико-экономических расчетах».) Читать полностью »


Последовательный строй контекста — такой, при котором одно предложение вытекает из другого, т. е. в последующем предложении то, что было предикатом предыдущего (новым в предыдущем предложении ), становится субъектом следующего предложения ( т. е. известным ). Например:

«Изделия, состоящие из нескольких деталей, изготовляют по сборочным чертежам. Чтобы собрать изделие по сборочному чертежу, необходимо предварительно изготовить отдельные детали. Читать полностью »


Считается, что средняя длина абзаца 4 — 6 предложений. Однако в текстах официальных писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Но какова бы ни была длина абзаца, всегда следует помнить, что он является внутренне замкнутой смысловой единицей. Нарушение этого требования затрудняет процесс восприятия текста письма. Например: Читать полностью »


Изложение каждого аспекта содержания рекомендуется начинать с нового абзаца. Новую тему или новый поворот темы следует также выделять красной строкой. Таким образом, абзац служит показателем перехода от одной мысли ( темы ) к другой. Разбивая текст официального письма на абзацы, мы облегчаем его восприятие. Кроме того, разделение текста на абзацы позволяет адресату делать небольшие остановки, мысленно возвращаться к прочитанному,сосредоточиваться перед очередной «порцией» информации. Читать полностью »


Еще не разработаны государственные стандарты на состав информации в официальном письме, но практика их составления дает все основания утверждать, что каждое письмо включает один или несколько стандартных аспектов содержания.
Под аспектом понимается мысль, выражаемая одним или несколькими предложениями. Один аспект может составить содержание целого письма. Поэтому уместно говорить об одно- и многоаспектных письмах, что соответствует в какой-то степени традиционному делению писем на простые и сложные. Читать полностью »


В целом, когда автором документа является лицо юридическое — организация, предприятие, учреждение, объединение, фирма, кооператив, — то субъект действия отождествляется с собирательными существительными: дирекция, администрация, руководство, общее собрание, коллегия, ученый совет, профком, партком, комиссия, совет трудового коллектива и т. д.
«Дирекция ходатайствует’. . .»
«Совет молодых специалистов выдвигает предложение .. .»
«Коллегия решила . . .» Читать полностью »


Язык служебных документов отличают следующие особенности: нейтральность тона изложения, неличный характер изложения, унификация ( трафаретизация ), типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, высокая степень повторяемости ( частотности ) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов, своеобразная модальность. Читать полностью »


На язык и стиль официальной переписки распространяются законы составления служебных текстовых документов в целом в аспекте так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка ( научного, публицистического, художественного ). В официально-деловом стиле речи выделяются подстили: законодательный, инструктивно-методический, организационно-распорядительный.статистический, технический, дипломатический и т. д. Официальное письмо входит в организационно-распорядительную систему документации наряду с распоряжением, отчетом, протоколом, актом, решением и т. д. Читать полностью »


Отказ от письма-стандарта указывает на то, что составитель делового письма придает ему особый характер. Исключительность, необычность отраженного производственного момента нередко требует соответствующего отражения в форме письма. Поэтому нестандартное деловое письмо занимает особое место. Следует отметить, что наряду с явно обозначенной тенденцией к стандартизации языка деловой переписки нестандартное письмо по-прежнему сохраняет свою жизненную силу. Читать полностью »


Деловую переписку, касающуюся производственной деятельности предприятия, следует отличать от переписки общественной — между профсоюзными и общественными организациями.
По структурным признакам деловую переписку можно разделить на регламентированную ( стандартную ) и нерегламентированную (нестандартную ). Регламентированное письмо представляет собой письмо, составленное по определенному образцу ( это карается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т. д. ). Читать полностью »