Индекс исходящего документа — номер письма, его условное обозначение, обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последняя часть — порядковый номер исходящего письма, например № 52/0702 — 2955 или 6178/275. Первая часть индекса может печататься на бланке типографским способом, последняя часть — порядковый номер может впечатываться на машинке или вписываться от руки.
Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит бывает только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.
Слова «наш», «ваш» употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна следующая форма этого реквизита:
«На№ от »
Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующий: «На №4520/144 от 17.05.90»
Продолжение