Согласно Указу Президиума Верховного Совета РФ от 31.03.80 № 1812-х изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем министерств (ведомств), организаций, учреждений, производственных объединений (предприятий) союзного подчинения. Согласно Указу Президиума Верховного Совета РСФСР от 29.01.81 № 173 изображение Государственного герба республики помещается на бланках писем министерств (ведомств), организаций, учреждений, предприятий республиканского и местного подчинения.
Если организация имеет эмблему, то она помещается на бланке писем. В качестве эмблемы предприятия, организации, учреждения используют, как правило, товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный Государственным комитетом РФ по изобретениям и открытиям. На бланках писем можно помещать изображение наград и (или) названия наград включать в наименование организаций. Например: Московский ордена Трудового Красного Знамени автомобильно-дорожный институт.
Код документа указывается в соответствии с положением (уставом) об организации и соответствующими классификаторами.
Название и код унифицированной формы документа должны быть, как правило, напечатаны на бланке при его изготовлении и соответствовать наименованию и коду, содержащимся в классификаторах управленческой документации — общесоюзном, республиканском, отраслевом. Код для писем по ОКУД — 0200200.
Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например: Всесоюзный научно-исследовательский институт патентной информации
ВНИИПИ
Всесоюзный научно-исследовательский центр по веществам и материалам
ВНИЦМВ
Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя.
Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:
1) по первым буквам слов, входящих в наименования, например Центральный Комитет Всесоюзного Ленинского Коммунистического Союза молодежи (ЦК ВЛКСМ), Министерство иностранных дел (МИД). Аббревиатуры пишутся слитно, и буквы в них не разделяются точками;
2) по начальным слогам слов, входящих в наименования, например Уральский машиностроительный завод (Уралмаш);
3) смешанный тип сокращений, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй — строчными, например К1/Ц»»»амаш; В*яЧИдормаш, ВНИИстройдормаш. Такие слова пишутся слитно.