Письма-запросы и письма-ответы следует рассматривать как речевую реализацию двусторонней связи. Письмо-ответ при этом выступает как зависимый элемент по отношению к письму-запросу. Характер информации в письме-вопросе предполагает вариантность ожидаемой информации в письме-ответе. Эта вариантность может принять форму альтернативы. Так, письмо, содержащее предложение, требует ясного ответа, принимает ли его другая сторона или нет. Аналогичной реакции требует письмо, содержащее просьбу. Все это позволяет говорить, что в сфере деловой переписки действует принцип соблюдения параллелизма в аспектах содержания, что получает свое отражение в языке вторичной ответной корреспонденции.
Этот принцип требует:
ссылки на первичное письмо и тему первичного письма;
соблюдения идентичности языковых средств выражения в обоих письмах, прежде всего терминологии;
совпадения объема информации и аспектации содержания в обоих видах писем;
соблюдения последовательности в изложении аспектов содержания.
Однако письмо-ответ может начинаться с выделения на первое место не того аспекта (пункта) , который выделен на первом месте в первичном письме. Это зависит от мнения другой стороны, от степени производственной значимости затронутого вопроса. Но ни один из пунктов письма не должен оставаться без ответа. В противном случае письмо должно включать указание на следующее письмо, посвященное данному аспекту, которое будет отправлено впоследствии.
Такие письма можно разделить на следующие виды:
письмо-запрос (ему соответствуют письмо-справка, письмо-извещение) ;

письмо-просьба (ответ может быть либо положительным, либо отрицательным) ;
письмо, включающее конкретное предложение. К нему примыкает письмо-приглашение, (ответ также может быть либо положительным, либо отрицательным).
Письмо-обращение следует отнести не к служебной переписке, а к общественной. Такое письмо адресуется целому коллективу, например, с призывом принять участие в совместном проведении общих мероприятий общественного характера.
Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос. Письма-запросы обычно применяются в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой самостоятельный расчетный счет в банке. Письмо-запрос обычно состоит из двух частей: введения, в котором в повествовательной форме излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, решения правительства, прежние письма, указания вышестоящих органов.
Отдел охраны труда ВЦСПС
О порядке оплаты больничного листа
Приказом № 134 от 26.07.90 на наше предприятие была принята с 27.07.90 т. Харитонова А.С. в качестве техника.
За день до начала указанной работы — 26.07.90 во время прогулки с малолетним сыном в Измайловском парке г. Москвы т. Харитонову А.С. сшиб велосипедист, и она получила травму черепа с сотрясением мозга и переломом трех ребер, в связи с чем она находилась на излечении в больнице до 28.12.90, после чего представила нам для оплаты больничный лист № 134172 от 28.12.90.
В связи с тем, что до получения указанной травмы т. Харитонова А.С. два года нигде не работала и у нас не имела никакого заработка, просим разъяснить:
1.    Имеет ли т. Харитонова А.С. право на получение на нашем предприятии пособия по временной нетрудоспособности?
2.    Если она имеет такое право, то из какого расчета ей следует исчислять пособие для оплаты больничного листа?
Директор института    А.Н. Попов
Председатель профкома    В.Ф. Зотов
Директору Сызранского завода лаков и красок т. Чистякову А.В.
О дополнительной поставке лаков и красок
В связи с возникшей необходимостью дополнительного снабжения предприятий, обслуживаемых нашим управлением продукцией Вашего завода, просим срочно сообщить, имеется ли у Вас возможность принять дополнительный заказ на изготовление и поставку нашему управлению в III и IV кварталах 1990 г. 100 т лаков и красок согласно прилагаемому проекту спецификации.
Ожидаем Вашего ответа в течение 10 дней.

Приложение: Упомянутое на 5 л. в 2 экз.
Начальник управления    Е.П. Родионов
Завод “Рассвет” просит в порядке обмена опытом выслать калькуляцию на
изготовление 1  куб. м. силикатных блоков, а также сообщить фактическую стои
мость строительно-монтажных работ, включая стоимость оборудования на строи
тельство цеха силикатных блоков.
Главный технолог завода    Б.М. Краснов
Как   Вам   уже  известно,  мы очень заинтересованы в Ваших станках марки
Ш-10 и поэтому просим срочно выслать нам чертежи и подробное описание с соот
ветствующими фотоснимками.
Директор завода    *-И- Кулев
И. о. директора завода “Прогресс”
т.   …
Председателю завкома завода
“Прогресс”
т.   …
Копия:    Рабочему завода “Прогресс”
т. Боброву Н.С.
г.    Зареченск,    Новое    шоссе,    12, кв. 16
В Обком поступило заявление работника Вашего завода т. Боброва Н.С., направленное из редакции газеты “Труд”, по вопросу неоплаты работы по строительству жилого дома в неурочное время.
Обком разъясняет, что работа на строительстве жилых домов в неурочное время должна оплачиваться по нормам и расценкам, применяемым на строительстве.
Обком просит Вас проверить вопрос учета работы участников строительства и урегулировать вопрос с оплатой строительных работ. О Вашем решении сообщите т. Боброву и нам.
Председатель Обкома профсоюза    AJJ. Пух
рабочих машиностроения
Председателю Областного комитета профсоюза рабочих машиностроения т. Пуху А.В.
Копия:    т. Боброву Н.С.,
г. Зареченск, Новое шоссе, 12, кв. 16
По письму т. Боброва Н.С.
Коллективы цехов и отделов строят дома своими силами по заключенным договорам с участниками строительства, получающими квартиры в строящихся домах.
Подсобные работы выполняются бесплатно.
Специальные работы  (кладка, электромонтаж и др.)  выполняются с оплатой.
Решение о бесплатной отработке на строительстве жилья своими силами принято с целью экономии средств и увеличения объемов строительства жилья, в связи с чем финансирующий банк не засчитывает в выполняемых объемах 20 % от стоимости строительства (рабсила).
Указанный порядок работы на строительстве жилья своими силами был утвержден общезаводской профсоюзной конференцией в связи с аналогичными запросами.
Начальник ОКС    Ен- Бойко
Председатель завкома    м-г- Соловьев
Просим Вас сообщить, когда и на каких условиях Вы можете поставить нам 20 комбайнов марки В-45.