Делопроизводство в учреждениях XVI — XVII вв.основывалось на канцелярских традициях и не регулировались законодательством. С созданием в 1720 г. Петром I «Генерального регламента», ставшего основной организации делопроизводства в XVIII в. в государственных учреждениях, в законодательном порядке была оформлена новая система документирования.
История создания «Генерального регламента» такова. Еще в 1715 г. Петр I послал своих представителей в Щвецию, Данию и Германию для изучения коллегиальной системы управления и представления докладов о возможности учреждения ее в России. В Щвеции, Дании и Германии были собраны материалы, относящиеся к устройству коллегий в этих странах. После изучения материалов было решено взять за образец шведские коллегии и, учитывая особенности российского государственного строя, постепенно вводить в России коллегиальную систему управления. Петр I подчеркивал важность коллегиальности в работе государственных учреждений — «что един не постигнет, постигнет другой».
Работа над «Генеральным регламентом» началась в 1718 г. Первоначальный вариант «Генерального регламента» был составлен Генрихом Фиком, использовавшим шведский источник Cantselie Ord-ningh от 22 сентября 1661 г. и заимствовавшим из него нормы для установления канцелярских порядков в русских учреждениях. Всего «Генеральный регламент» имел 12 редакций1.
В «Генеральном регламенте» дается законченная система норм по документированию внутренней деятельности центральных распорядительных органов отраслевого управления — коллегий и их переписке с другими учреждениями.
Наиболее важные документы составлялись секретарем, остальные по указанию секретаря — канцеляристами. Часть документов составлялась по «генеральным формулярам», т.е. появились обязательные формы документов. Кстати, обязательность составления документов по формулярам предусматривается многими законоположениями Петра?
Разновидностями переписки были письма, доношения, реляции, известия, требования, прошения челобитчиковы. На документе, поступившем в коллегию, секретарь в верхнем правом углу проставлял дату и номер.
В 1722 г. издается «Табель о рангах», положивший начало строгой системе чинов, званий, титулов, употребление которых в официальных бумагах было обязательным до 1917 г. Современная практика официального адресования в своей основе восходит к правилам формального речевого этикета на письме, получившем обоснование именно в тот период.