Писали на узких (15 — 17 см) полосках бумаги, которые при необходимости склеивали. Оборотная сторона оставалась чистой. На ней писались «пометы», резолюции, адреса и т. д. К первому (инциативному) документу подклеивали последовательно все остальные, и длинную бумажную полоску сворачивали в рулон — «столбец», или «столпец» Чтобы закрепить состав «столбца», по»сставам» — местам склейки — проставлялась растянутая подпись («скрепа»).
Интересно, что уже на раннем этапе деятельности русской канцелярии документ является плодом коллективного творчества; с середины XVI в. имеются прямые указания на необходимость коллективного составления ряда документов.
В делопроизводстве этой эпохи отчетливо различались функции администраторов и исполнителей документов. Упоминания о непосредственном исполнителе текста встречаются уже в ранних памятниках, но с середины XV в. указание на то, кто писал документ, становится нормой:
«А грамоту писал дьпк Князя Великого Кострома»
«А грамоту писал дьяк Снека»
» А грамоту писал поп Сергий Великого Спаса»
«А грамоту писал сам игумен Афанасей Стромыньскый»
«А грамоту писал чернец Асаф»
«А грамоту писал Харитон дьяк, нареченный ‘во мническому чину
Харлам»
«А грамоту сию писал Кожух дьяк»
«А сию грамоту писал Семен Дичко, подъячий великого князя» «А сию грамоту писал дьяк святого Егория Иевец Васильев сын Голль»
Из приведенных примеров видно, что указание исполнителя стало неотъемлемым реквизитом документа со сложившейся языковой формулой «А грамоту писал…». Аналогом этой языковой формулы в наши дни является указание исполнителя официального письма на лицевой или оборотной стороне письма.
Сведения о том, кто писал документ, появились издавна, но в конце XVII в. по требованию центральной канцелярии местные администраторы приказывают подъячим обязательно авторизовать исполнителя документа:»…по указу великих государей …воевода Иван… Оксенов Касимова города приказные избы подъячему Ивану Никитину приказал на наказных памятях и на писмах свего писма, на которых пристойно, назаде писать: «писал»
В составлении деловой бумаги участвовали минимум два лица: один сочинял текст, был ответственным за его содержание, другой являлся! непосредственным исполнителем, отвечал за точность передачи текста. Это видно из помет в конце документа: один «справлял», другой «скреплял», «закреплял», справленный (написанный и выправленный) текст.
Наиболее распространенный тип заверения истинности текста — подписи подъячего и дьяка, например:»…ся запись в Великом Новгороде в приказной полате в записную книги записана, а пошлин взять не довелось. Диак Андрей Юдин. Справил Федка Зеленин.
Русская канцелярия четко различала тексты лицевой и оборотной стороны листа. Для разного рода помет обычно использовалась оборотная сторона. Об этом пишет, например, Л. В. Черепнин:»На оборотной строне столбца, в середине первого сстава, вдоль его писался адрес… Учреждение, получавшее документ, делало об этом отметку, обычно под перевернутым адресом:» такого-то года и числа подал отписку (донесение воеводы с места в центр) такой-то». По рассмотрении документа по существу на обороте сверху писалась резолюция (помета) дьяка. Если дальнейшее делопроизводство не требовалось то помета коротко гласила:» вклеить в столп» (т. е. подклеить в отписку того документа, ответом на который является полученная отписка) «‘
Лицевая сторона документа так и называлась «лицом». На ней тоже были пометы, но только на частных актах, требовавших фиксации или решения по ним.
Площадь листа, на котором размещался текст документа, также имела свои названия. Так, верх листа и писанная на нем часть документа называлась «головой»; часть листа под основным текстом с лицевой или оборотной стороны называлась» исподом» (на этой площади обычно размещались отдельные реквизиты оформляющей части документа). Окончательно оформленный, вступивший в документооборот беловой вариант документа назывался ‘»матицей». При составлении копии, списка документа обязательно указывались отличительные особенности его матицы как подлинника, иногда сообщалось место ее хранения.
Итак, с созданием приказов в Русском государстве появилось обширное бумажное делопроизводство. В процессе практической деятельности приказов появились прямые предписания по содержательной и оформляющей частям документов, порядок их оформления и движения как внутри приказа, так и между ними. Делопроизводство требовало определенных навыков и опыта, которых часто не имел начальник приказа —судья, поэтому в помощники судьям в приказы назначались дьяки.