К деловым письмам прибегают в тех случаях, когда ситуация допускает значительный разрыв во времени с момента отправки письма до предлагаемой реакции, вызвать которую и призвано письмо. В тех случаях, когда требуется сократить разрыв во времени, на помощь приходит телеграмма — чрезвычайно распространенный вид односторонней связи.
В телеграммах должен применяться так называемый телеграфный стиль, т.е. способ выражения, вызванный необходимостью при составлении текста телеграммы выбирать короткие слова, пользоваться сокращениями, пропускать служебные слова.
Языку телеграммы присуща предельная сжатость в способах передачи информации; количество глагольных форм в телеграмме сведено до минимума, отсутствуют прилагательные, к наречиям прибегают лишь в случае крайней необходимости. Знаки препинания ставятся только тогда, когда их отсутствие меняет смысл конструкции. Одно слово должно иметь не более 15 букв. Некоторые телеграммы сначала производят впечатление бессвязного текста:
СООБЩЕНИЮ МОСКОВСКОГО ЭЛЕКТРОЗАВОДА ОТСУТСТВИЯ ПОСТАВОК ЧУГУННОГО ЛИТЬЯ И ПОКОВОК ОСТАНОВЛЕН ВЫПУСК ИЗДЕЛИЙ ЭТОМ ЗАВОДЕ.
И лишь мысленно восстановив выпущенные предлоги и произведя перегруппировку некоторых членов предложения, можно понять содержание телеграммы:
ПО СООБЩЕНИЮ МОСКОВСКОГО ЭЛЕКТРОЗАВОДА ИЗ-ЗА ОТСУТСТВИЯ ПОСТАВОК ЧУГУННОГО ЛИТЬЯ И ПОКОВОК ВЫПУСК ИЗДЕЛИЙ НА ЭТОМ ЗАВОДЕ ОСТАНОВЛЕН.
Аспектация распространилась также и на телеграмму. Современные телеграммы пишутся по определенным стандартам. Ниже приводятся бланки отгрузочной телеграммы:
ДАТА … ОТГРУЖЕНОСТАНЦИИ… ВАГОН №… НАКЛАДНАЯ …НАЗВАНИЕ ИЗДЕЛИЙ … РАЗМЕР … КОЛИЧЕСТВО … ВЕС БРУТТО-НЕТТО … МЕСТ … ДЛЯ
Завод-поставщик
НОМЕР ЗАКАЗА … ТРАНС … КОЛИЧЕСТВО МЕСТ … ВЕС … ВАГОН … НАКЛАДНАЯ … СТАНЦИЯ НАЗНАЧЕНИЯ … НОМЕРА … МЕСТ …Завод-поставщик
Способность телеграммы «разгрузить» передаваемую информацию от всякого рода языковых «помех» и тем самым ускорить процесс ее усвоения и составляет то величайшее достоинство телеграммы, которое в ней так ценил В.И. Ленин, требовавший, чтобы деловые письма и другие документы писались «телеграфным стилем».
Влияние телеграммы на стиль письма проявилось в отказе от употребления подлежащего и усилении роли глагола, экономии языковых средств при аргументации, увеличении числа абревиатур. И телеграмма, и письмо часто начинаются с глаголов, выражающих факт совершения действия или необходимость его свершения, например:
ПРОШУ КОМАНДИРОВАТЬ ВАШЕГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯ СОВЕЩАНИЕ
Характерный текст телеграммы:
ПРОШУ СРОЧНО ОТГРУЗИТЬ БОЛСТЕРНУЮ ПЛИТУ ЗП ШТАМПЫ 9759 ТИРЕ 679 39759 ТИРЕ 684 39741 ТИРЕ 513
Без наречий «срочно», «немедленно» не обходится почти ни одна телеграмма, хотя в большинстве случаев употребление этих слов неоправданно: уже сам факт отправки телеграммы вместо письма указывает на актуальность информации, содержащейся в телеграмме. И в тех ситуациях, где требуется срочность, письмо давно уступило свои былые права телеграмме, Приказы, распоряжения, срочные уведомления в наши дни передаются исключительно по телеграфу.
И все же, несмотря на очевидные удобства телеграфа, язык большинства телеграмм нарушает нормы русского литературного языка и находит свое оправдание лишь в соображениях экономического порядка.
Тот же технический прогресс, который принес людям телеграфный способ передачи информации, должен найти средство для того, чтобы язык телеграмм оставался русским литературным языком и опирался не на свою «телеграфную» грамматику, а на грамматику, которой пользуются при создании художественных и научных произведений, при написании личных и составлении деловых писем. «Лаконичный стиль, — заявляет З.Кольц, — столь характерный для телеграмм, ни в коем случае не должен нарушать общепринятых правил вежливости и приличия.
А пока все мы являемся свидетелями того, как стиль телеграммы и стиль делового письма, взаимодействуя друг с другом, постоянно совершенствуются, в результате чего прочтение многих деловых документов перестает быть досадной необходимостью.
Еще одним конкурентом делового письма является деловая беседа — наиболее распространенная форма делового общения. Многие положения, рассмотренные нами при обсуждении служебного телефонного разговора, безусловно, относятся и к проведению деловых бесед. Этому вопросу посвящена книга югославского специалиста П.Мицича «Как проводить деловые беседы»2, который утверждает, что правильное проведение деловых бесед способствует приросту производительности труда на 2—20%. П.Мицич считает, что при подготовке деловой беседы необходимо серьезно отнестись не только ко всему, что связано с научно-профессиональной компетентностью ее участников, но также знания по индивидуальной и социальной психологии, риторике и этике.
Вот основные рекомендации, которые дает П.Мицич по ведению деловых бесед:
заранее написать план беседы, отработать наиболее важные формулировки;
применять положения психологии о периодическом воздействии на собеседника в ходе беседы, а именно — неблагоприятные моменты и факты чередовать с благоприятными, начало и конец — положительные фразы;
постоянно помнить о движущих мотивах собеседника: его ожидании, преимуществах, которых он добивается посредством этой беседы, его позиции, его желания самоутвердиться, его чувстве справедливости, его самолюбии;
избегать присутствия незаинтересованных лишних лиц;
никогда, ни в какой ситуации не быть невежливым и безвкусным;
облегчать собеседнику положительный ответ;
избегать задавать вопросы, на которые собеседник может ответить «нет»;
давать фундаментальные объяснения своей позиции в каждом случае, когда собеседник с ней не соглашается;
никогда не относиться к другим пренебрежительно;
избегать пустой риторики;
отказаться от ведения шаблонных бесед;
работать над развитием собственного стиля ведения бесед;
избегать удаления от предмета беседы и попутных отступлений;
выражаться убедительно и в оптимистической манере.