Телефонограмма, как правило, содержит сообщение, извещение, оповещение или распоряжение. Если разговор по телефону — это диалог, неограниченный во времени, то телефонограмма — это письменная фиксация монолога по телефону, регламентированного во времени.
Обязательными реквизитами телефонограмм являются наименования учреждений адресанта и адресата, реквизит «то кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц, номера, даты и времени передачи и приема телефонограммы, должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму, номеров телефонов, текст и. подпись.
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется по модели ГОСТ 6.38—90 как для служебного письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например:
«Об изменении времени заседания коллегии»
«О прибытии участников семинара».
В целом телефонограммы пишутся телеграфным стилем, т.е. кратко, точно, однозначно, простыми предложениями. Допускается двухчастная композиция телефонограммы: в первой части констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Как правило, телефонограммы излагаются от 1-го лица. Например:
«Сообщаем место проведения семинара…»
«Напоминаем, что срок действия Договора истекает…»
«Прошу выслать дополнительно две грузовые машины…»
Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.
Желательно, чтобы учреждения имели специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм, которые всегда должны быть под рукой у сотрудника, принимающего и передающего телефонограммы, например, такой формы:
ТЕЛЕФОНОГРАММА

наименование учреждения
(должность, Ф.И.О.) —дата
время передачи Передал (а)
(фамилия)
Номер телефона -Заголовок
Железнодорожное депо №7
Начальник Рогов Б.Ю.
№12/9 24.06.90
10 час 05 мин
Передала Миронова
тел. 284-17-87
О поставке детали объекту 333

Адресат
наименование учреждения
(должность, Ф.И.О.)
№ .
—дата ______—__.
-час-
(фамилия)
время передачи Принял (а) ——
Номер телефона
(подпись) На бланках для входящих телефонограмм реквизит «адресат» должен быть отпечатан типографским способом, а на бланках для исходящих телефонограмм типографским способом должен быть отпечатан реквизит «адресант».
Вот пример заполненного бланка телефонограммы:
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Железнодорожное депо №7 ММЗ
Начальник Рогов Б.Ю. Директору Силину К-И.
№12/9 24.06.03 №76/4 24.06.90
10 час 05 мин 10 час 05 мин
Передала Миронова Приняла Смирнова
тел. 284-17-87 тел. 546-89-05
О поставке детали объекту 333

Срочно изготовьте и поставьте детали тележки 02 агрегата 8ТО—177 объекту 333. Об исполнении доложите.
Б.Ю.Рогов