Слушание — тяжкий труд, вот почему мы и не можем слушать долго. Это следует учитывать при ведении служебных телефонных разговоров. У каждого человека своя манера слушать. В стиле слушания отражается наша личность, характер, интересы и устремления, положение, пол и возраст. Многое, конечно, зависит от ситуации.
Поскольку служебный телефонный разговор — одно из средств производственной деятельности, то оснащение предприятий новейшей телефонной аппаратурой является эффективным средством рационализации управленческого труда.
Однако никакая аппаратура не в состоянии сама четко сформулировать мысль, быстро и правильно отреагировать на реплику собеседника, веско аргументировать свои доводы, восполнить дефицит внимания, такта и рабочего настроения, который складывается из-за некомпетентности и неумения владеть собой при ведении диалогов по телефону. Техника может дать большие удобства в установлении связи между говорящими, облегчить восприятие информации, но она не может заменить интеллект человека. Поэтому необходимо овладевать навыками ведения служебного телефонного разговора. Телефонные переговоры отнимают от 4 до 27% рабочего времени,1 поэтому культура делового телефонного общения является неотъемлемым элементом деловых качеств работника.
Для передачи, приема и записи оперативной информации используются телефонограммы — официальные сообщения переданные по телефону. Слово «телефонограмма» состоит из трех греческих корней — «теле» — далеко, «фон» — звук,»грамма» — пишу, и в переводе означает «запись сообщения на расстоянии с голоса».
Телефонограмма оформляется в соответствии с ГОСТ 6.38—90 «Унифицированные системы документации». Система организацинно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.» Оформление именно телефонограмм в этом стандарте специально не оговаривается, но поскольку телефонограмма относится к организационно-распорядительной документации, то правила оформления этой документации распространяются и на телефонограмму. Оформленная в соответствии со стандартом, телефонограмма приобретает юридическую силу.
Телефонограмма