Технический прогресс, принесший человечеству телефон и телеграф, значительно сузил сферу применения письма. В управленческой деятельности к письму, как правило, обращаются тогда, когда нельзя ограничиться телефонным разговором или телеграммой.
Невозможно представить себе современную деловую жизнь без телефона. Благодаря телефону повышается оперативность решения огромного количества вопросов, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или ехать в другое учреждение. Преимущество телефонного разговора nci сравнению с письмом такое же, как и устной речи перед письменной ^телефонная связь овес почивает непрерывный двусторонний обмен информацией на любом расстоянииД По телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения, излагаются просьбы, даются консультации, наводятся справки, и часто первым шагом на пути к заключению договора является телефонный разговор.
Неумение вести служебный телефонный разговор, является, в частности, у руководителей, пробелом в их профессиональной подготовке и экономически обходится намного дороже, чем это кажется на первый взгляд. Так, американский специалист по организации управления А. Маккензи среди 15 основных причин потери времени руководителем поставил на первое место телефонные звонки. Плохая подготовка к телефонному разговору, неумение выделить в нем главное, лаконично и грамотно излагать свои мысли приводит к значительным потерям рабочего времени (до 20—30%).
Залогом успешного проведения служебного телефонного разговора являются компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приема ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в ее решении. Необходимо, чтобы служебный телефонный разговор велся в спокойном тоне и вызывал положительные эмоции.
Продолжение