В деловой переписке встречаются случаи, когда ожидаемый результат как бы навязывается адресату. Например:
„Направляем Вам откорректированный вариант проекта нового положения… Просим рассмотреть и утвердить {?!).»
Нарушение этикета в данном случае проявилось в том, что адресант как бы не допускал возможности, что положение может быть и не утверждено.
Явно неуместен элемент сомнения, переданный с помощью вводного слова в следующей выдержке:
„Институт просит высказать методические рекомендации, которые, по-видимому, будут полезны в работе.»
Отдельные ошибки обусловлены тем, что составители писем стремятся „наукообразить» фразу. А это может придать лишь коммический ‘ оттенок всей фразе. Например:
„Ввиду полученной травмы рабочим Фоминым остаточную трудоспособность использовать для изучения правил техники безопасности».
Разумеется, никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать выбор слов и выражений.
Подобно тому как существует военный, дипломатический церемониалы, существует свой церемониал в делопроизводстве, который появляется, например, в практике подписания деловых бумаг: этикет требует соблюдения должностного уровня при подписании официальных писем. Например, ответ на письмо, подписанное директором, должен также подписать директор, и лишь в крайнем случае — его заместитель. Однако ответ на письмо, подписанное заместителем директора, может быть подписан директором.
Нельзя не остановиться на вопросе ложного этикета, являющегося одним из источников проникновения в деловую речь нестандартной терминологии, всякого рода ведомственных номенклатурных наименований, имеющих узкую сферу применения. Ложный этикет проявляется в том, что составители, как правило, стремятся придерживаться в письмах-ответах той же терминологии, что и в исходящей корреспонденции. Ложный этикет, рожденный боязнью, что другая сторона намеревается ее „поправить», и является одной из причин засоренности, неупорядоченности словаря современной служебной переписки.
Как построить фразу — от этого во многом зависит результат делового общения, который должен быть благоприятным и вызывать положительные эмоции. Еще Френсис Бэкон утверждал, что вести деловой диалог в доброжелательном тоне более важно, чем употреблять хорошие слова и располагать их в правильном порядке.