Текст официального письма не должен допускать нескольких толкований и словесного произвола. Он должен быть однозначным. Язык официального письма стремится к точности и красоте математической формулы. Ввиду правовой значимости официальных писем, их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов.
«Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появлялись, от делопроизводителя требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу».
Официальное письмо — важный компонент документной системы предприятия, организации, учреждения. Документную систему следует понимать как комплекс документов — актов, протоколов, распоряжений и т. п., между которыми установлена смысловая связь по составу информации, адресанту и адресату, автору и исполнителю. Эти характеристики оценки документной системы обусловлены тем, что она обслуживает коллектив, группу людей, связанных единством предмета деятельности. Документная система образуется вследствие потребности общества управлять предметной деятельностью. Более того, принято полагать,что документы являются основным управляющим текстом в государстве.
Продолжение