Несмотря на то, что следующее письмо является по существу разъяснением известного положения о титульном списке работ, выполняемых отделом капитального строительства, оно не производит впечатления сухой формальной отписки:
Директору завода „Прогресс»

О состоянии подвалов в жилом доме № 4
Дом № 4 сдан в эксплуатацию с сухими подвалами. Экспулатирует дом жилищно-коммунальный отдел Вашего завода, который обязан не допускать затопления подвалов.
ОКС не несет ответственности за состояние эксплуатируемых ЖКО объектов, тем более, что при сдаче в эксплуацию никаких замечаний по подвалам ни от кого не было. Кроме того, ОКС не располагает персоналом, который мог бы заниматься осушением подвалов.
Прошу иметь в виду, что ОКС призван решать вопросы выполнения работ только по капитальному строительству в соответствии с титульным списком.
Начальник ОКС „
(подпись)
Письмо — документ, в котором порой психологические доводы имеют гораздо большую убедительность, чем сметы, таблицы, длинные перечни статистических данных. Рассмотрим следующий пример:
Председателю Исполкома Совета народных депутатов
Коллектив завода взял обязательство построить своими силами пять жилых домов по улице Институтской в Ш квартале с. г.
Давно мы ожидали решения Исполкома о сносе временной железнодорожной ветки, проходящей через застраиваемый квартал, чтобы приступить к работе. Хотя решение предусматривает срок сноса до 15 апреля с. г., оно не выполняется. Из-за этого задерживается сдача дома.
Просим еще раз обязать „Центротрансстрой» убрать временные железнодорожные пути хотя бы в районе нашего квартала или предоставить сделать это нам самим.
Директор завода П. В. Логинов
Председатель совета трудового коллектива Р. А. Киселев
Нетерпение строителей, работа которых по благоустройству города срывалась из-за недобросовестного отношения „Центротрансстроя», выражено в конструкции „Давно мы ожидали. . .». В этом письме нет ни одного слова и выражения, которое нельзя было бы употребить в обычном разговоре. А тон письма в целом носит характер беседы. И местоимение „этого», вместо „указанное», и конец фразы» хотя бы в районе нашего квартала» вносит определенный эмоциональный оттенок.
По мнению специалистов по деловой корреспонденции, особенно трудно составить письмо-отказ. „Не начинайте излагать письмо с констатации отказа. Прежде чем сформулировать отказ, необходимо объяснить, чем он вызван», — советует одно авторитетное британское пособие1. Рассмотрим пример:
О дополнительной поставке конических шестерен
С целью увеличения выпуске конических шестерен завод „Прогресс» вводит новую линию зубофреэерных станков. Освоение нового оборудования потребует значительных затрат времени.
В связи с этим мы не можем удовлетворить Вашу просьбу о дополнительной поставке конических шестерен в количестве 400 штук в Ш квартале с. г.
Директор завода ____________________________
В приведенном письме отказ не производит резкого впечатления, поскольку ему предшествует убедительное логическое объяснение.
Продолжение