Убедительность письма зависит от умения его составителей выразить общественные интересы не только своего предприятия, но также интересы того предприятия, в адрес которого направлено письмо. Проявление узкоместнических интересов, тенденциозный подбор фактов с целью „оправдать» позицию своего отдела, предприятия, организации создают натянутость в сфере деловых\отношений между корреспондентами.
Точность в подборе фактов, цифровых данных, четкость словесных формулировок особенно необходимы в письмах, отражающих наиболее драматические моменты в сфере деловых отношений между предприятиями, и прежде всего во всевозможных письмах, выражающих требования, в письмах, направляемых в арбитраж, в рекламационных и претензионных письмах. Однако письма не следует превращать в таблицу или перечень статистических данных.
Деловое письмо, посвященное сложному вопросу, т. е. многоаспектное, как правило, состоит из двух частей: вступления с изложением причин и вывода. Специалисты по деловой корреспонденции из психологических соображений рекомендуют начинать деловое письмо с изложения позиции предприятия, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, и, наоборот, отказ, отклонение предложения располагать в конце письма.
Продолжение