„Формулируя отказ, остерегайтесь потерять друга или заказчика!» — это предостережение в той или иной форме можно встретить в каждом пособии по деловой корреспонденции. К деловому письму предъявляются те же требования, что и к документации рекламного характера.
Независимо от того, излагается ли в письме просьба или предложение, формулируется ли претензия или предупреждение, направляется ли письмо в арбитраж или в отдел сбыта другого предприятия, деловое письмо должно быть прежде всего убедительным.
Что же такое убедительность письма?
Первым и основным условием убедительности любого делового документа является его доказательность. „Точные факты, бесспорные факты — вот что особенно необходимо, если хотеть серьезно разобраться в сложном и трудном вопросе»3.
Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть крайнюю заинтересованность предприятия в ее исполнении. Примером может служить следующее письмо, в котором актуальность просьбы выражена в заключительной фразе:
Директору завода „Прогресс»
С целью учета статистических данных по качеству и надежности прибора КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого нашим предприятием с 1990 г., прошу высылать в наш адрес интересующие нас сведения к 10-му числу каждого месяца.
Все Ваши предложения и замечания позволят нашему предприятию оперативно решать вопросы повышения качества и надежности прибора.
С уважением
Директор института „Оптика» __________^_^^_^___
(подпись)
Продолжение