Письменная речь как и другие знаковые системы, служит средством фиксации содержащейся в документе информации. Язык и состав информации в документе находятся в диалектическом единстве как форма и содержание. С одной стороны, состав информации в документе определяет язык документа, т. е. его форму, с другой, сложившиеся текстовые формулы документов предопределяют состав информации.
Документ — это „память» учреждения. И совсем не безразлично, в какой языковой оболочке „хранится» информация. К документу могут обращаться неоднократно, поэтому его текст должен быть организован таким образом, чтобы каждый раз требовалось минимальное время на ознакомление с ним.
Необходимо, чтобы текст документа, в частности делового письма, был кратким и содержал лишь основные данные. Дополнительные сведения следует включать в приложения. Аргументация в деловом письме должна быть не столько исчерпывающей, сколько достаточной.
Использование сложившихся формулировок: „освободить от занимаемой должности», „контроль за исполнением возложить на». . . „оплата гарантируется», „в порядке оказания технической помощи», „в связи с проведением совместных работ по».. . , „ввиду срочности заказа», „в соответствии с предварительной договоренностью и решением». . . , ,в целях дальнейшей кооперации» и т. д. облегчает процесс составления делового письма и обеспечивает ему нужную информативность, поскольку такие формулировки, проверенные многолетней практикой, воспринимаются как „буква закона».
Продолжение