Употребление архаизмов. Стилистические помехи возникают часто при злоупотреблении так называемых канцелярским языком. Деловые письма нередко содержат «осколки» языковых штампов, почерпнутых из пыльных бумаг столетней давности.
«При этом препровождаю» — так начинаются многие сопроводительные письма. Если бы не упоминание о «разбивках плана» или «штатных единицах», то можно было бы предположить, что письмо взято из канцелярии Петра I.
В старину официальные бумаги начинались так: «Сим письмом извещаем . . .». Затем последовала смена местоимений и писать стали: «Этим письмом . . .». Развитие падежных конструкций привело к многообразию начал делового письма: «В этом письме . . .»; «При этом направляю Вам . . .».
Указание на данное письмо с течением времени приняло формы не совсем понятных и совершенно излишних идиом: «В настоящем подтверждаем, что . . .», «Настоящим уведомляем, что . . .». Такое начало письма затрудняет процесс его прочтения.
К числу архаичных слов и оборотов, получивших распространение в деловой переписке, следует отнести: «каковой» вместо «который»; «вышепоименованный» вместо «указанный выше»; «на предмет» вместо «для»; «настоящим предлагается» вместо «для»; «отношение» вместо «письмо»; «приобщить к дел/’ вместо «в дело»; «при сем» вместо «при этом»; «прошу не отказать» вместо «прошу»; «вверенный Вам завод (отдел) » вместо «Ваш завод (отдел) «.
Технические помехи. К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста при передаче— надрывы, склеивания с конвертом и т. д. Основная причина возникновения технических помех — составительская небрежность. Здесь целесообразно рассмотреть механические воздействия, результат которых — опечатки и ошибки. Для того, чтобы уменьшить их количество, по-видимому, существует лишь один путь.
Количество описок и ошибок тем больше, чем больше объем сообщения, т. е. чем больше в письме слов и знаков. Очевидно, если число слов в письме свести до минимума, тем самым сократится до минимума и возможность ошибок и описок. Это может быть достигнуто при использовании для написания письма готовых типовых бланков, в которых оставлены для заполнения специальные места.