Официальное письмо является одним из важных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути.
В основе официального письма лежит письмо личное. Личные письма раньше занимали много страниц. Автор первого толкового словаря английского языка Самуэль Джонсон считал, что «короткое письмо, адресованное далекому другу, оскорбительно подобно легкому кивку или небрежному приветствию».
Телефон и телеграф значительно сузили сферу распространения письма. Однако, несмотря на конкуренцию этих средств связи, письмо сохраняет свою силу и в наши дни, в частности, благодаря тому, что письмо — это документ. Еще Франц Кафка остроумно заметил: «Оковы страдающего человечества сделаны из канцелярской бумаги».
Несмотря на наличие телефона и телеграфа, объем переписки даже на небольшом предприятии поражает своими размерами. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма.
Отсутствие навыков составления официальных писем является существенным пробелом в профессиональной подготовке секретаря, референта, специалистов и руководителя. Чтобы правильно и быстро составить официальное письмо, необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности языка и стиля современной корреспонденции и требования, предъявляемые к ней. Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с письмами, а с другой — порой лишает их юридической и практической значимости.
Продолжение