Таким образом, стандартизация официального письма, упрощающая процессы подготовки, оформления и работы с письмами, а также автоматизация информационных процессов должны быть направлены по пути рационализации логической структуры делового письма.
Важно подчеркнуть, однако, что стандартизация официальной переписки на основе формализации как внешних, так и содержательных элементов официального письма служит не только средством облегчения обработки письма традиционными методами, но и обусловливает в известной степени применение для обработки писем, хранящихся в канцеляриях предприятий и учреждений, средств автоматизации составления писем и поиска информации. Однако уже давно назрела проблема более широкой автоматизации управленческого труда.
Однотипность многократно повторяющихся производственных ситуаций, перерастая из факта жизни в факт письменной речи, реализуется в виде стандартных выражений. Американский лингвист Л. Блумфильд, рассматривавший речевую деятельность как отражение определенных «моделей поведения», писал по этому поводу: «Ни в каком другом отношении групповая деятельность людей не подвергается столь жесткой стандартизации, как в формах языка».
Представляется, что в этой связи будет небезынтересным отметить отношение к унификации делового письма в США. Ни в одной стране не написано столько книг и статей о теории и практике официального письма, как в США. Есть публикации по коммерческой, промышленной, банковской документации, по официальной переписке в системе высшей школы, в сфере культуры, спорте и т. д. Авторы единодушны в том, что деловое письмо должно доводить до партнера только такую информацию, которая порождала бы действия определенного характера с определенным результатом.
Несколько лет назад чего только не предлагалось в этих рекомендациях. «Прежде чем взяться за перо, наденьте домашние тапочки», — рекомендуют авторы одного из пособий. «Излагайте так, как будто адресат — гость в Вашем доме», — советуют авторы другого пособия.
В целом, американские эксперты рассматривают обмен деловыми письмами как частную коммуникацию. По их мнению, и автор письма (его составитель), и адресат — лица, по выражению юристов, физические. В силу этого важного обстоятельства, составителям деловых писем рекомендуется полная свобода действий.