Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Трудно представить деловую письменную речь без сложноподчиненных предложений. По поводу их употребления академик лингвист Л.В. Щерба писал: «Основная разновидность канцелярского стиля имеет своей задачей представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом. Отсюда вытекает культура сложных предложений по способу подчинения в канцелярском стиле». Совмещая просьбу и причины, побудившие обратиться с просьбой, отказ и его убедительную аргументацию в рамках единой конструкции, сложные предложения придают большую убедительность просьбе и смягчают впечатление отказа, позволяют подчеркнуть важные смысловые оттенки, привести аргументы, дать подробное обоснование основных положений и т. д. Кроме того, использование союзов и союзных слов дает возможность точно определить те смысловые отношения, которые наблюдаются между отдельными частями развернутого высказывания.
В деловых письмах сложноподчиненные предложения, как правило, используются для выражения причинно-следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами «что; который; если; вследствие того, что; при условии, чтобы; где; как.» Место придаточного предложения зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет.
Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Появляются письма, насыщенные сложноподчиненными предложениями с однотипными придаточными частями, длиннейшими перечислениями, сложно построенными вставными конструкциями, развернутыми цитатами (например, из предварительной деловой беседы или телефонного разговора) и т. д. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.
Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, то оно, как правило, следует за этим словом. Например:
«В работе совещания, на котором присутствовало свыше 100 человек, приняли участив…»
Если придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему главному предложению, то различаются два случая: оно ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия, и после главного, когда оно поясняет основную мысль сложного предложения. Например:
«Ввиду того, что литье проводилось ускоренными методами, отжиг длился два часа.»
«Отжиг длился два часа, ввиду того что …»
Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигается сжатость и лаконизм текста. Например:
«Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетом РФ по науке и технике» (вместо: «которые одобрены»).
Причастный оборот может следовать за определяемым словом («тема, выполненная институтом») или предшествовать ему («выполненная институтом тема»). Наиболее распространено расположение причастного оборота после определяемого слова.
Не допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями. Нельзя писать так:
«Следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе, и какие методы использовались для достижения этой цели».
Нужно писать:
«Следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе, и методы, использованные для достижения цели».
Синонимичны по значению различным придаточным предложениям конструкции с отглагольными существительными, например: после установления; согласно договоренности; по окончании; в соответствии с указанием; в связи с расширением . . .
Продолжение