К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.
Структурные ошибки. Большое количество деловых писем написано так, как-будто их составители никогда раньше не писали деловых писем по данным вопросам. Это, конечно, следствие отсутствия разработанных типовых писем.
Письмо не должно дублировать другой, уже стандартизованный документ. Какая необходимость в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения? Нет никакой нужды вводить письма-удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом, а необходимую информацию изложить устно.
Между тем сотруднику того или иного предприятия нередко дают в путь письмо примерно следующего содержания:
«Главное энергетическое управление сообщило о поставке заводу «Прогресс» трансформатора типа .. .
Для согласования технических условий поставки направляем зам. главного энергетика завода т… »
Невольно вспоминается начало старых доверительных и рекомендательных писем: «Податель сего письма . ..».
Продолжение