Из-за незнания элементарных правил составления деловых писем работники аппарата управления тратят, как уже говорилось, на этот процесс значительную часть рабочего йремени. Но дело не только в затратах времени на составление письма. Каждый работник аппарата управления хорошо знает, сколько минут и даже часов порой требуется, чтобы разобраться во входящей корреспонденции, понять, чего же хочет автор полученного письма. Нередко для этого требуется буквально пробиваться через словесный частокол, распутывать замысловатые фразы.
«Мы не только пароход или самолет, но даже токарный станок и рубанок не доверим тому, кто не подготовлен для этого. Однако когда дело касается составления каких-либо писем, то даже тогда, когда они должны быть размножены в большом количестве, за них берутся без какого-либо стеснения нередко и те, которые совершенно не готовы для этого».
Можно ли упростить и ускорить работу с деловой корреспонденцией? Несомненно. Прежде всего необходимо знать, какие требования предъявляются к деловому письму. Самое общее требование сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять определенное решение. Значит, содержащаяся в нем информация должна быть точной, а изложение лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса. Между тем анализ прак тики подготовки деловых писем в различных учреждениях показал что в этом деле имеются очень серьезные недостатки, а следовательно, и большие резервы экономии времени.
Продолжение