Процесс изучения такого документа, как официальное письмо, можно уподобить поиску нужной информации. Такие операции, как поиск, сортирование писем, могут быть осуществлены по отдельным аспектам письма. Под аспектом в данном случае мы понимаем точку зрения, с которой производится или может производиться поиск. Для официального письма можно выделить следующие формальные аспекты: внутренний адрес, дата отправки, индексы, тема письма, характер письма, определяемый по ключевым словам или по названию (гарантийное, договорное, сопроводительное, рекламационное, письмо-напоминание, письмо-подтверждение и др.). Большинство из этих аспектов формально выделено в уже сложившейся структуре официального письма. Так, наименование адресанта размещается на бланке в виде постоянного заголовка, исходящий номер и дата — в левом верхнем углу и т. п. Очевидно, что стандартизация письма должна утвердить эту исторически сложившуюся структуру. Однако в этом отношении сделано еще не все. В частности, вид письма не всегда формально отражен и часто выясняется только при изучении письма в целом.
Продолжение