Не следует использовать неологизмы, образуемые по традиционным моделям, если они не имеют терминологического смысла и легко могут быть заменены формами общелитературного употребления, например слова типа «неимение», «разбитие», не являющиеся литературной нормой русского языка.
Недопустимо искажение термина или замена его синонимическими формами. Например, замена термина «акцепт» выражением «встречное предложение». Употребляемые термины должны допускать только одно толкование или только одно определение. В том случае, когда термин может оказаться непонятным адресату, но без него нельзя обойтись в данном официальном письме, то требуется дать его объяснение в тексте.
Необходимо, чтобы каждому понятию соответствовал один термин. И здесь очень важное значение имеет использование стандартизованной терминологии. Необходимость использовать только стандартизованную терминологию обусловлена также тем обстоятельством, что в условиях АСУ многие письма могут обрабатываться на ЭВМ. Термины выполняют роль дескрипторов при лексическом наполнении машинно-ориентированных тезаурусов. Во многих отраслях скомплектованы банки стандартизованных терминов, которые и должны служить терминологическими источниками при составлении официальной корреспонденции.
Продолжение