Сопроводительное письмо состоит из двух частей: в первой части — сообщение о высылаемом материале, во второй — уточняющие сведения. Например:

«Направляем подробное описание автоматических систем управления. Получение просим подтвердит»».
Композиция типового письма, выражающего просьбу, включает: изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение просьбы; ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена; готовность к дальнейшему сотрудничеству. Например:
«Прошу выслать в наш адрес по одному экземпляру иллюстрировенных каталогов токерио-карусельных станков.
Оплоте гарантируется.»
Эти аспекты предопределяют выбор первых и заключительных слое письма и, конечно, структуру и место языковой формулы в основном тексте.
Наибольшую трудность вызывает составление письма ответа, содержащего отказ в просьбе или отклонение предложения. Такое письмо составляется по следующей схеме: повторение просьбы; причины, почему просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято; констатация отказа или отклонения предложения. Например:
«Вашу просьбу об изменении срока поставки станков с программным управлением выполнить не можем по следующим причинам (формулирование причин) … Поэтому стенки типа . .. будут поставлены в сроки, указанные в договоре».
Продолжение