Для современной деловой переписки характерна тенденция к ограниченной аспектации. Как правило, авторы соответствующих пособий рекомендуют составлять деловые письма по одному вопросу ( аспекту ), чтобы письмо не содержало тематически разнородную и логически не связанную информацию.
Композиция документа — это способ формализации состава информации, содержащейся в нем. Композиция или структура текста официального письма — это последовательность расположения его составных частей (аспектов). Композиционная стройность письма определяется не только последовательностью изложения и расположением материала, во многом она зависит от характера и объема сведений, включаемых в официальное письмо.
Наиболее рациональна структура текста официального письма, состоящая из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие основанием для составления документов, во второй части — выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения.
Композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой: обоснование актуальности запроса; содержание запроса; ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен; формулирование гарантии.
Вот пример письма-запроса:
«Институт русского языка имени А. С. Пушкина готовит сборник статей «Русский язык за рубежом». Составители сборника испытывают острую необходимость вполучении информации об изучении русского языка среди нефилологов ( инженеров ).
Просим подготовить и выслать в наш адрес не позднее 1 июля 1990 г. статью на зту тему».
Продолжение