Язык служебных документов отличают следующие особенности: нейтральность тона изложения, неличный характер изложения, унификация ( трафаретизация ), типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, высокая степень повторяемости ( частотности ) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов, своеобразная модальность.
Принято считать, что определяющим фактором при объяснении стилевых особенностей текста является статус авторства. Очевидно, что технический составитель и автор официального письма не всегда одно и то же лицо. Не случайно государственный стандарт требует указания на документе его исполнителя. Большинство официальных писем визируется и подписывается несколькими лицами. В целом в официальной переписке выражаются интересы общественные, коллегиальные, коллективные. Автором официального письма является, как известно, лицо не физическое, а юридическое, коллективное. Поэтому личностный момент в оценке фактов, констатируемых в тексте письма, ослаблен, а тон, в общем, нейтрален.
продолжение