На язык и стиль официальной переписки распространяются законы составления служебных текстовых документов в целом в аспекте так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка ( научного, публицистического, художественного ). В официально-деловом стиле речи выделяются подстили: законодательный, инструктивно-методический, организационно-распорядительный.статистический, технический, дипломатический и т. д. Официальное письмо входит в организационно-распорядительную систему документации наряду с распоряжением, отчетом, протоколом, актом, решением и т. д.
Официально-деловой стиль речи, по единодушному мнению специалистов, — наименее исследованный стиль. Лингвисты всегда выделяли язык служебных документов в особую разновидность стилей речи, описывали его отдельные особенности, констатировали его автономность, однако фундаментальные исследования этого стиля стали проводиться лишь в самое последнее время.
При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествований, нейтральность тона изложения, средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов. Такой стиль изложения можно назвать формально-логическим.
Продолжение