Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выявить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как чрезвычайно гибкий, деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации. Дело в том, что существует столько разновидностей деловых писем, сколько возникает производственных ситуаций, дающих повод для переписки. Поэтому классифицировать деловые письма — это значит построить классификацию производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Несмотря на многообразие таких ситуаций, их диапазон, как уже отмечалось, не беспределен, что и позволяет разграничить деловые письма по нескольким признакам.
Прежде всего, все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:
1) письма, требующие письма-ответа;
2) письма, не требующие письма-ответа.
Письма, принадлежащие к первой группе, условно можно назвать «письма-вопросы» и «письма-ответы», что в свою очередь, позволяет выделить:
письмо-просьбу;
письмо-обращение;
письмо-предложение (письмо-представление );
письмо-запрос;
письмо-требование. Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.
Письма, не требующие после себя ответа, следующие:
письмо-предупреждение;
письмо-напоминание;
письмо-приглашение;
письмо-подтверждение;
письмо-отказ;
сопроводительное письмо;
письмо-извещение;
гарантийное письмо;
информационное письмо;
Продолжение