Деловое письмо выполняет ту же функцию, что и человеческая речь. На речевой сигнал можно ответить либо конкретными действиями, либо новым речевым сигналом. Так, американский лингвист Л. Блумфильд, рассматривая речь в единстве с теми или иными моделями поведения, предлагает следующие схемы1:
С — Д ( реакция в виде действия );
С — Р { реакция в виде речи ), где С — сигнал; Д — действие; Р — речь.
Речь может предшествовать предпринимаемым действиям или следовать за уже предпринятыми. Точно так же все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предворяющие возможность его свершения. Поэтому очень часто письма напоминают «монолог». Таковы письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Эти письма не требуют после себя ответа, но сам факт их наличия имеет юридическое значение.
Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые сопроводительные письма. Они выполняют роль ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам, и фиксируют факт отправки.
Продолжение