Можно рекомендовать пять способов подготовки служебных документов с использованием трафаретных текстов. Первые два применяются при работе непосредственно со сборником трафаретных текстов, а остальные три — с бланками-трафаретами.
Первый способ: исполнитель находит в сборнике нужный текст и составляет черновик письма, переписывая дословно постоянную информацию из трафарета и одновременно дополняя ее переменной.
Второй способ: исполнитель находит в сборнике нужный текст и дает заказ в машбюро. Получив заказ, машинистка также находит в сборнике нужный текст и печатает его на бланке.включая переменную информацию, приведенную в заказе.
Третий способ: исполнитель находит в сборнике нужный текст и дает заказ в машбюро. Машинистка подбирает соответствующий бланк-трафарет и заполняет необходимое количество экземпляров вставками, текст которых дан в заказе. Четвертый способ: исполнитель, имея бланки-трафареты, подбирает нужный, заполняя его от руки и передает в машбюро. Машинистка перепечатывает текст с черновика на аналогичный трафаретизированный бланк или на чистый бланк для писем, который подписывается и направляется адресату, а черновик подшивается в дело.
Пятый способ: исполнитель сам заполняет необходимое количество экземпляров бланков-трафаретов, передает на подпись или подписывает их сам и направляет адресату.
Сборники трафаретных текстов целесообразно создавать при большом документообороте. Такие сборники разработаны в ряде информационных центров страны.