Трафаретизации подлежат документы, содержащие не менее двух третьих постоянной информации от всего объема текста. Однако на практике трафаретизируют тексты и с меньшим объемом постоянной информации, если таких документов создается большое количество. Прежде чем составлять трафаретные тексты, необходимо проанализировать каждый вид официального письма, чтобы установить степень повторяющейся постоянной информации, количество подобных писем, отправляемых в течение года. При этом удобнее всего пользоваться таблицами унификации, в которых указывается: разновидность официального письма, количество экземпляров в год, процент постоянной информации, отдельные повторяющиеся фразы, предложения. С помощью таблицы можно установить состав постоянной информации» в тексте письма и составить модель трафарета.
Очень часто трафаретные тексты прилагают к инструкциям, положениям в качестве образцов для последующего применения. Польза от трафаретов-образцов в том, что они позволяют быстрее составить письмо. Этот способ называется «типизацией документов». Типизация документов — это процесс создания текста-образца, текста-стереотипа, на основе которого могут быть построены тексты аналогичного содержания, соответствующие аналогичным ситуациям. При этом должны по возможности сохраняться основные конструкции и формулировки текста-образца.
Продолжение