Проникновение нестандартной терминологии в промышленную корреспонденцию объясняется прежде всего кратковременностью акта составления делового письма: деловое письмо,как правило, составляется в один прием; не всегда оно предлагается для чтения другим лицам ( хотя подпись другого лица и может стоять ); часто письмо составляется без черновика, и если память не подсказывает общепринятый термин, составитель вынужден создавать „свой».
Фигурируя в деловой корреспонденции, исходящей из разных источников, эти выражения подвергаются унификации и, получая затем массовое распространение, уже не ограничиваются сферой деловой письменной речи, а становятся фактом речи вообще. Причем именно письмо оказывается наиболее активным проводником «кустарной» терминологии, поскольку оно является «рабочим» и, следовательно, наиболее распространенным видом деловой корреспонденции.
Неупорядоченность словаря деловых бумаг особенно характерна для переписки по вопросам поставки. Письмо-рекламация, претензионное письмо, арбитражное письмо в значительной степени испытали на себе влияние внешнеторговой и западноевропейской корреспонденции, что наглядно проявляется в явном преобладании иностранной терминологии («фактура», «оферта», «акцепт», «кондиции», «денонсация», «референция», «рекламация», «претензия» и др.).
При однотипности ситуаций, служащих для создания писем, а также при большом документообороте рекомендуется создавать письма-трафареты. Пример письма — извещения:
Уважаемый _________________________
В соответствии с решением президиума Правления Всесоюзного общества
«Знание» от , протокол № ______________________ приглашаем Вас
принять участие в _____________ на тему . который
состоится в _________ по адресу _____________.____________
с «» __________________ . по адресу:…
О Вашем намерении принять участие в _______________ просим сообщить
Продолжение