Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, то письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо, и его фамилия (например «и-о.», «зам.»). Не рекомендуется подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.
Отметка о направлении копий в другие адреса проставляется в левой части листа 2-4 межстрочными интервалами ниже последней строки подписи или отметки о приложении, например:
Копия: Торгпредство РФ в Республике Куба
Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой или оборотной стороне письма.