В официальном письме как ни в каком другом документе фокусируются все тонкости техники подготовки официальных документов вообще, охватываемые емким понятием «официально-деловой стиль речи». Поэтому, оперируя понятием «деловое письмо», автор имеет в виду не только письмо как вид документа, но и как вид деятельности, вызывающей необходимость документирования. Деловое письмо — самый массовый и опретивный вид текстового документа, прежде всего в цепи организационно-распорядительных документов.
Письмо пережило тысячелетия. Задолго до возникновения почтово-телеграфных связей оно уже служило общению людей.
Лингвисты единодушны в том, что язык официальных документов — это набор клише, штампов, стандартов. Дело в том, что особенностью современного этапа развития официальных документов является их унификация. Унификация текстов рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же информации.
Унификацию языка и стиля официальных документов можно рассматривать и как социальный заказ. Унификация документов оправдана с экономической точки зрения (сокращаются трудозатраты на процесс составления официальных документов), с правовой точки зрения (адресант письма почти всегда лицо юридическое), с социологической точки зрения (адресат и адресант письма — лица коллективные) , с технической точки зрения (открывается возможность машинной обработки информации), с психологической точки зрения (облегчается процесс восприятия документа), с культуроведческой точки зрения (повышается культура управленческого труда), с лингвистической точки зрения (унификация языка и стиля официальных документов совпадает с задачей их нормализации).