Делопроизводство

Письма-запросы и письма-ответы следует рассматривать как речевую реализацию двусторонней связи. Письмо-ответ при этом выступает как зависимый элемент по отношению к письму-запросу. Характер информации в письме-вопросе предполагает вариантность ожидаемой информации в письме-ответе. Эта вариантность может принять форму альтернативы. Так, письмо, содержащее предложение, требует ясного ответа, принимает ли его другая сторона или нет. Аналогичной реакции требует письмо, содержащее просьбу. Все это позволяет говорить, что в сфере деловой переписки действует принцип соблюдения параллелизма в аспектах содержания, что получает свое отражение в языке вторичной ответной корреспонденции.
Этот принцип требует:
ссылки на первичное письмо и тему первичного письма;
соблюдения идентичности языковых средств выражения в обоих письмах, прежде всего терминологии;
совпадения объема информации и аспектации содержания в обоих видах писем;
соблюдения последовательности в изложении аспектов содержания.
Однако письмо-ответ может начинаться с выделения на первое место не того аспекта (пункта) , который выделен на первом месте в первичном письме. Это зависит от мнения другой стороны, от степени производственной значимости затронутого вопроса. Но ни один из пунктов письма не должен оставаться без ответа. В противном случае письмо должно включать указание на следующее письмо, посвященное данному аспекту, которое будет отправлено впоследствии.
Такие письма можно разделить на следующие виды:
письмо-запрос (ему соответствуют письмо-справка, письмо-извещение) ;

письмо-просьба (ответ может быть либо положительным, либо отрицательным) ;
письмо, включающее конкретное предложение. К нему примыкает письмо-приглашение, (ответ также может быть либо положительным, либо отрицательным).
Письмо-обращение следует отнести не к служебной переписке, а к общественной. Такое письмо адресуется целому коллективу, например, с призывом принять участие в совместном проведении общих мероприятий общественного характера.
Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос. Письма-запросы обычно применяются в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой самостоятельный расчетный счет в банке. Письмо-запрос обычно состоит из двух частей: введения, в котором в повествовательной форме излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, решения правительства, прежние письма, указания вышестоящих органов.
Отдел охраны труда ВЦСПС
О порядке оплаты больничного листа
Приказом № 134 от 26.07.90 на наше предприятие была принята с 27.07.90 т. Харитонова А.С. в качестве техника.
За день до начала указанной работы — 26.07.90 во время прогулки с малолетним сыном в Измайловском парке г. Москвы т. Харитонову А.С. сшиб велосипедист, и она получила травму черепа с сотрясением мозга и переломом трех ребер, в связи с чем она находилась на излечении в больнице до 28.12.90, после чего представила нам для оплаты больничный лист № 134172 от 28.12.90.
В связи с тем, что до получения указанной травмы т. Харитонова А.С. два года нигде не работала и у нас не имела никакого заработка, просим разъяснить:
1.    Имеет ли т. Харитонова А.С. право на получение на нашем предприятии пособия по временной нетрудоспособности?
2.    Если она имеет такое право, то из какого расчета ей следует исчислять пособие для оплаты больничного листа?
Директор института    А.Н. Попов
Председатель профкома    В.Ф. Зотов
Директору Сызранского завода лаков и красок т. Чистякову А.В.
О дополнительной поставке лаков и красок
В связи с возникшей необходимостью дополнительного снабжения предприятий, обслуживаемых нашим управлением продукцией Вашего завода, просим срочно сообщить, имеется ли у Вас возможность принять дополнительный заказ на изготовление и поставку нашему управлению в III и IV кварталах 1990 г. 100 т лаков и красок согласно прилагаемому проекту спецификации.
Ожидаем Вашего ответа в течение 10 дней.

Приложение: Упомянутое на 5 л. в 2 экз.
Начальник управления    Е.П. Родионов
Завод “Рассвет” просит в порядке обмена опытом выслать калькуляцию на
изготовление 1  куб. м. силикатных блоков, а также сообщить фактическую стои
мость строительно-монтажных работ, включая стоимость оборудования на строи
тельство цеха силикатных блоков.
Главный технолог завода    Б.М. Краснов
Как   Вам   уже  известно,  мы очень заинтересованы в Ваших станках марки
Ш-10 и поэтому просим срочно выслать нам чертежи и подробное описание с соот
ветствующими фотоснимками.
Директор завода    *-И- Кулев
И. о. директора завода “Прогресс”
т.   …
Председателю завкома завода
“Прогресс”
т.   …
Копия:    Рабочему завода “Прогресс”
т. Боброву Н.С.
г.    Зареченск,    Новое    шоссе,    12, кв. 16
В Обком поступило заявление работника Вашего завода т. Боброва Н.С., направленное из редакции газеты “Труд”, по вопросу неоплаты работы по строительству жилого дома в неурочное время.
Обком разъясняет, что работа на строительстве жилых домов в неурочное время должна оплачиваться по нормам и расценкам, применяемым на строительстве.
Обком просит Вас проверить вопрос учета работы участников строительства и урегулировать вопрос с оплатой строительных работ. О Вашем решении сообщите т. Боброву и нам.
Председатель Обкома профсоюза    AJJ. Пух
рабочих машиностроения
Председателю Областного комитета профсоюза рабочих машиностроения т. Пуху А.В.
Копия:    т. Боброву Н.С.,
г. Зареченск, Новое шоссе, 12, кв. 16
По письму т. Боброва Н.С.
Коллективы цехов и отделов строят дома своими силами по заключенным договорам с участниками строительства, получающими квартиры в строящихся домах.
Подсобные работы выполняются бесплатно.
Специальные работы  (кладка, электромонтаж и др.)  выполняются с оплатой.
Решение о бесплатной отработке на строительстве жилья своими силами принято с целью экономии средств и увеличения объемов строительства жилья, в связи с чем финансирующий банк не засчитывает в выполняемых объемах 20 % от стоимости строительства (рабсила).
Указанный порядок работы на строительстве жилья своими силами был утвержден общезаводской профсоюзной конференцией в связи с аналогичными запросами.
Начальник ОКС    Ен- Бойко
Председатель завкома    м-г- Соловьев
Просим Вас сообщить, когда и на каких условиях Вы можете поставить нам 20 комбайнов марки В-45.

ГАРАНТИЙНЫЕ ПИСЬМА
Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. В отличие от большинства официальных писем, гарантийное письмо может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано.
Слово “гарантия” может вообще не упоминаться в тексте письма, а сам документ остается гарантийным. Например, работники почты выработали свою словесную формулу: „наложенным платежом”, являющуюся также средством выражения гарантии.
Как правило, гарантироваться может оплата труда за выполненную работу, сроки ее выполнения, жилплощадь, работа по специальности, качество выполнения работ . . . Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти как его составная часть.

Поми мо веского юридического значения, гарантийное письмо выполняет и моральную функцию. Стиль гарантийного письма должен отражать характер советских этических отношений, складывающихся, с одной стороны, между предприятием и отдельным лицом, а с другой, — между предприятием и различными организациями.
Моральная ценность таких писем возрастает в случае, если в нем удалось в сдержанной форме выразить доброжелательное отношение организации или предприятия к лицу, которому письмо адресовано, или готовность оказать поддержку другому предприятию.
123100 Москва Д-100
2-ая Черногрязская, 5, кв. 12
т. Пухову А.И.
Об оказании технической помощи
Уважаемый Александр Иванович!
Завод “Прогресс” просит Вас оказать техническую помощь в разработке рабочих чертежей насосной станции. Так как в настоящий момент монтаж уже ведется, просим произвести эту работу непосредственно на площадке.
Просим в кратчайший срок определить стоимость проектных работ и войти с нами в договорные отношения, а проектные работы  начать немедленно. Оплату
их стоимости завод гарантирует со своего счета № ———  в             .
Директор завода       -   ,-,— ,—-.,.,
(подпись)
Гл. бухгалтер завода          -,-„,, —,.    … ,
(подпись)
Уважаемый Николай Васильевич!
Завод “Рассвет” готов принять Вас на работу на должность зам. главного технолога по оснастке и инструменту.
Ваша жена может рассчитывать на работу по специальности в нашем городе.
Магазин стандартов № 5
г. Киев, 40, ул. Ровенская, 8
Просим выслать в наш адрес наложенным платежом в шести экземплярах монографию В.В. Захарова “Стандартизация железобетонных конструкций и сооружений”.
На заводе “Октябрь” создалось крайне тяжелое положение с окраской экспортных самосвалов из-за отсутствия взры во безопасного одноступенчатого вентилятора, крыльчатку которого завод не имеет возможности отлить, так как не имеет модели. В связи с этим прошу Вас в порядке оказания технической помощи предоставить имеющуюся у Вас модель крыльчатки во временное пользование.
Завод гарантирует своевременный возврат ее в исправном состоянии.

Гарантируем, что оборудование, поставляемое по вышеуказанному заказу, во всех отношениях соответствует описанию, техническим условиям и спецификации, содержащимся в заказе,
Если в течение 12 месяцев от даты пуска в эксплуатацию и не более 24 месяцев от даты отгрузки оборудование окажется дефектным по отделке или конструкции, а также вследствие недоброкачественного материала, мы обязуемся в кратчайший срок устранить дефекты за свой счет или заменить дефектное оборудование бесплатно, поставив новое оборудование без задержки. Обязуемся уплатить также стоимость перевозки и страхования. Дефектные детали должны быть возвращены нам по нашему первому требованию и за наш счет.
Завод “Прогресс” убедительно просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель гибочного станка, сконструированную инженером Вашего предприятия т. Зубановым М.А.
Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки.
Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку в этом деле, высказанную в беседе с нашим главным инженером.

Разновидностью письма-извещения является информационное письмо. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица в свершившемся факте. Для такого письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом, информационные письма принято подписать руководителем предприятия, организации, учреждения.
Объем информационного письма может варьироваться от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают  с  целью  пропаганды деятельности  отдельных организаций. Читать полностью »

В письме-извещении что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов “сообщаем”, “извещаем”, “доводим до Вашего сведения”, “ставим Вас в известность”.
МИНСТАНКОПРОМ
Экспериментальный неучно-иселедомтельский
институт металлорежущих станков    И.о. директора
ЭНИМС    “Систем проект”
т. Петрову Б.Б.
103030, Москва    121200 Москва Г-200
Скатертный пер., 22    ул. Берзарина, 7
Телефон . ..      Телетейп …
25.0<ЦН) У 165/031
Не № 10-5819 от 1.09.90
О посыпке каталога
В ответ на Ваше письмо от 1,09.90, сообщаем, что, к сожалению, мы не можем выслать Вам наш последний каталог токарнокэрусельных станков, так как он еще находится в печати. Читать полностью »

Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения.
Ключевыми словами письма-напоминания является гнездо слов от глагола “напоминать”.
Помета “Вторично”, помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая помета ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.
В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Читать полностью »

Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов, например писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий и т. п., а также посланной телеграммы или телефонного разговора.
Иногда бывает желательно изложить вкратце содержание того письма, на которое ссылаются, чтобы было ясно, о каком письме идет речь.
Ключевыми словами письма-подтверждения является гнездо слов, образованных от глагола “подтверждать”. Письмо-подтверждение может заканчиваться   просьбой,   предложением,   замечаниями   и   указаниями.
Своевременная отправка письма-подтверждения исключает необходимость в письме-напоминании, что способствует сокращению объема деловой переписки.
Завод “Прогресс”    Директору   ЦНИИТМАШ
т. Иванову P.H.
109088 Москва Шарикоподшипниковская, 5
Читать полностью »

Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора.
О подписании договора №…
Направляем   подписанный   с   нашей   стороны   договор  №
от    ———   .  Справка  о финансировании будет выслана
Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.
Приложение:  Договор  о                      №      —  -
на б л. в 3 экз.
Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор № .  . . от      .
а также    ,    , которую просим считать его неотъемлемой частью.
Направляем    „       экземпляра подписанного нами договора № -__
на поставку Вас в ———г.    .    •
Просим      — .и    .1      ..——i  –,—            —I.    I…….    —-
и один экземпляр договора №    возвратить нам.
Предупреждаем, что в случае возврата Вами договора с незаполненными реквизитами договор будет считаться неоформленным по Вашей вине.

Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Иногда по традиции такие письма называют “препроводительными”. Этот термин употреблять не рекомендуется, так как он устарел и является архаизмом.
Сопроводительные письма оправдывают себя лишь в тех случаях, когда они содержат какие-то дополнительные разъяснения и приложенным к ним документам или если прилагаемые документы содержат несколько листов.
Во всех других случаях сопроводительное письмо становится излишним, а адрес, дату и индексы письма можно указать прямо в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы предприятия обращались к сопроводительным   письмам   лишь   в  случаях,  сформулированных   выше. Читать полностью »