Делопроизводство

В 60—80-е годы в связи с общесоюзным масштабом работ по созданию АСУ и АСНТИ были возобновлены работы по унификации языка и стиля официальных писем. Были разработаны Государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов служебных документов в виду перспективы их машинной обработки. Разработчики, например, системы организационно-распорядительной документации предложили коренным образом изменить практику составления служебных документов, вообще и переписки в частности, исходя из якобы типовых управленческих функций. Отдельные документоведы в связи с этим предлагали даже модернизировать грамматику русского языка. Высказывались мнения, что естественный язык — “алогизм”, и поэтому необходима его модернизация. Практика показала ошибочность таких точек зрения. Как известно, система организационно-распорядительной документации, в которую входит официальное письмо, была призвана несостоятельной. В целом, можно утверждать, что методика унификации текстов в этот период оказалась порочной потому, что были полностью проигнорированы исторически сложившиеся традиции в практике подготовки официальных документов. Стало очевидным, что нормализацию (унификацию) текстов служебных документов надо проводить с учетом видов и разновидностей служебных документов, поскольку многие виды документов имеют свои языковые формулы, модели сочетания слов, их стандартный перечень и правила построения предложений.
Читать полностью »

Режим Временного правительства не внес существенных изменений в речевую практику подготовки официальных писем. 15 марта 1917 г. Временное правительство приняло постановление “Об упрощении формы официальных сношений и бумаг”, которое заключалось лишь в отмене “титулования и заключительной формулы деловых писем, выражающей личные чувства”; точно так же, как в заседаниях строго соблюдался этикет служебной иерархии, в практике оформления официальных писем сохранился традиционный речевой ритуал.
После Великой Октябрьской социалистической революции В.И. Ленин   поставил  вопрос  о  коренной  перестройке  ведения служебной документации, и практики подготовки официальных писем, в частности, В.И. Ленин говорил, что у нас уживались рядом теоретическая смелость в общих построениях и поразительная робость по отношению к какой-нибудь самой незначительной канцелярской реформе. Он критиковал за то,что “во всей области общественных, экономических отношений мы “ужасно” революционны. Но в области чинопочитания, соблюдения форм и обрядов делопроизводства наша “революционность” сменяется сплошь да рядом самым затхлым рутинерством”.
В.И. Ленин глубоко вникал в организацию работы аппарата и, когда надо было, сам разрабатывал соответствующие правила. Уже 2 марта 1918 г. было принято постановление Совета Народных Комиссаров за подписью В.И. Ленинна “О форме бланков государственных учреждений”, которое вводило новую единую форму бланка делового письма. Читать полностью »

Весьма подробным письмовником является “Письмовник” А.Е. Крылова. На титульном листе книги написано:”Настольно-справочная книга. Толковый письмовник. Полное собрание всех актов, договоров, обязательств, прошений и писем на все случаи жизни с подробным наставлением как их составлять, кому и куда подавать”. Пользоваться письмовником рекомендовалось следующим образом: “Положим, известному лицу надо написать кому-либо поздравительное письмо с днем ангела или с торжественным праздником,ему следует прочесть весь отдел поздравительных писем и он подберет подходящее для себя письмо, а может случиться, что из двух, трех писем он составит совершенно такое, какое ему требуется”.
В письмовнике приводятся образцы следующих видов писем: поздравительные письма; ответы на поздравительные письма; утешительные письма;  ответы на  утешительные письма; письма    рекомендательные, просительные, благодарственные, пригласительные;пись-ма, содержащие упрек, выговор и проч.; дружеские письма ; письма, выражающие объяснение в любви и предложения по поводу брачного союза; ответы на письма по поводу брачного союза. Читать полностью »

“Ведя борьбу против примитивизма, затхлого рутинерства в деловой прозе своего времени, М.М. Сперанский ратовал за высокий профессионализм официального письма. В официальных письмах министерств, правительственных и служебных мест М.М. Сперанский очищал язык от бюрократических оборотов и неправильностей, регламентируя нормы стиля в соответствии с тенденциями развития русского национального языка особенно в тех случаях, когда сам жанр документа, например, жанр официального письма оказывал определенное влияние на формирование языковой нормы, в целом” — отмечает Л.К. Граулина.
Рассуждая о свойствах слов, М.М. Сперанский рекомендовал придерживаться строгих языковых правил. Рекомендации М.М. Сперанского, его творческие усилия в деле формирования канцелярского стиля речи внесли огромный вклад в то, что в наши дни принято называть унификацией языка официальной переписки. Читать полностью »

Хотя вопросы документирования деятельности местных учреждений и затрагиваются в законодательных актах правительства Петра I ,но в законченной форме эти вопросы нашли отражение в “Учреждениях для управления губерний” от 7 ноября 1775 г. Согласно этому документу переписка между учреждениями превращается в своеобразный ритуал, который нужно хорошо знать, чтобы занимать место в бюрократической системе.
Для сношений ” властей и мест” устанавливались определенные виды документов, в зависимости от положения учреждений в иерархической лестнице. Создавалась иерархия не только учреждений, но и документов. В видах документов и порядке сношений выражалась строгая субординация учреждений. Вышестоящие инстанции “указывали”, нижестоящие “доносили” об исполнении указаний. Равные инстанции сносились между собой на паритетных началах — предложениями и сообщениями. В этот период значительно усложняется деловая переписка, что проявляется прежде всего в увеличении разновидностей документов. Так, наряду с традиционными докладом и указом в служебной переписке все активнее используются новые — ведение, доношение, промемория, рапорт, реляция и рескрипт.
Ведение — уведомление о чем-либо, употреблялось для переписки Сената с Синодом (высших органов светской и церковной власти). Доношение — сообщение нижестоящих должностных лиц вышестоящим представителям власти. Промемория — документ, посредством которого осуществлялась связь между равными по положению органами власти. Рапорт — документ отчетного характера, предназначался для переписки нижестоящих органов власти с вышестоящими (любого ранга). Реляция — документ, равный по своим функциям рапорту и доношению, однако употреблялся только в военной и дипломатической сферах общения. Рескрипт был введен для деловой переписки императора с приближенными к нему должностными лицами.
Если прежний деловой язык, возникший в недрах московских приказов, был близок живой, обиходной речи, то язык документов, появившихся в новый период, являлся качественно иным по своим языковым средствам. Прежде всего новый деловой язык характеризовался новыми морфологическими средствами, свойственными документальным текстам. Читать полностью »

Делопроизводство в учреждениях XVI — XVII вв.основывалось на канцелярских традициях и не регулировались законодательством. С созданием в 1720 г. Петром I “Генерального регламента”, ставшего основной организации делопроизводства в XVIII в. в государственных учреждениях, в законодательном порядке была оформлена новая система документирования.
История создания “Генерального регламента” такова. Еще в 1715 г. Петр I послал своих представителей в Щвецию, Данию и Германию для изучения коллегиальной системы управления и представления докладов о возможности учреждения ее в России. В Щвеции, Дании и Германии были собраны материалы, относящиеся к устройству коллегий в этих странах. После изучения материалов было решено взять за образец шведские коллегии и, учитывая особенности российского государственного строя, постепенно вводить в России коллегиальную систему управления. Читать полностью »

Писали на узких (15 — 17 см) полосках бумаги, которые при необходимости склеивали. Оборотная сторона оставалась чистой. На ней писались “пометы”, резолюции, адреса и т. д. К первому (инциативному) документу подклеивали последовательно все остальные, и длинную бумажную полоску сворачивали в рулон - “столбец”, или “столпец” Чтобы закрепить состав “столбца”, по”сставам” — местам склейки - проставлялась растянутая подпись (”скрепа”).
Интересно, что уже на раннем этапе деятельности русской канцелярии документ является плодом коллективного творчества; с середины XVI в. имеются прямые указания на необходимость коллективного составления ряда документов.
В делопроизводстве этой эпохи отчетливо различались функции администраторов и исполнителей документов. Упоминания о непосредственном исполнителе текста встречаются уже в ранних памятниках, но с середины XV в. указание на то, кто писал документ, становится нормой: Читать полностью »

Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю
Уже в те далекие времена письмо служило гарантией выполнения обязательств, и ему придавалось важное значение. Так, в договоре с Византией 944 г. читаем:”…Отныне же да приходят с грамотой от князя русского, в которой будет засвидетельствовано их мирное намерение… Если же придут без грамоты, да содержатся под стражею, доколе известим о них князя русского”.
Уже в те далекие времена существовали процессуальные нормы, сохранившиеся до наших дней:”…Сии условия написаны на двух хартиях: одна будет у царей греческих; другую ими написанную доставят великому князю русскому Игорю…”.
Князья Киевской Руси в своих сокровищницах вместе с драгоценностями хранили важные письма. Сберегались письма также в церквах и монастырях. Из-за пожаров, княжеских междуусобиц, татаро-монгольских набегов письменные документы эпохи Киевской Руси не сохранились. Сведения о них дошли до нас в более поздних списках. Читать полностью »