Архив рубрики ‘Этикет в деловом письме’

В деловой переписке встречаются случаи, когда ожидаемый результат как бы навязывается адресату. Например:
„Направляем Вам откорректированный вариант проекта нового положения… Просим рассмотреть и утвердить {?!).»
Нарушение этикета в данном случае проявилось в том, что адресант как бы не допускал возможности, что положение может быть и не утверждено.
Явно неуместен элемент сомнения, переданный с помощью вводного слова в следующей выдержке:
„Институт просит высказать методические рекомендации, которые, по-видимому, будут полезны в работе.» Читать полностью »


Не следует впадать и в другую крайность — использовать вычурные обороты с выражением чрезмерной вежливости. К сожалению, некоторые работники псевдоэтикет предпочитают чувству собственного достоинства. Возможно, что причина этого кроется в незнании своих гражданских и служебных прав. Например:
„Наше районное управление просит выделить от Вас (?) одно внеконкурсное место. . .». Читать полностью »


Своеобразие русского языка заключается в том, что субъект действия не обязательно выражается местоимением ,,я». Указание на первое лицо единственного числа выражается окончанием.
Употребление местоимения „он». Официальный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением „он». Это местоимение, будучи универсальным обозначением для лиц и предметов, сохраняет в себе также и указательное значение. Оно может быть средством обезличивания, фамильярности и т. д., поэтому требует особой осторожности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы.
Тон служебного документа. Основное требование, предъявляемое к официальному письму, — объективность содержания, что обусловливает, как правило, нейтральность тона изложения. Следует учитывать, что официальные письма
„Вы сорвали поставку труб, что вызвало. . .»
И еще более резко:
„Вы не первый раз срываете поставку труб».
Продолжение


Роль вида глагола.. Когда нужно подчеркнуть, что действие свершилось, используется совершенный вид глагола. Например:
„Коллектив завода построил своими силами пять жилых домов по улице Институтской».
Если же необходимо подчеркнуть, что, например, незаконные действия совершаются неоднократно, используется несовершенный вид глагола. Так:
„Вы не выполняете моих распоряжений по укреплению финансовой дисциплины».
Употребление вводных слов и оборотов. Читать полностью »


Страдательный залог употребляется тогда, когда факт свершения действия имеет большее значение, чем указание лиц, свершивших действие. Например:
„Оплата гарантируется» „Письмо отправлено» „Ваша телеграмма получена» „Сроки выполнения работ срываются» „Ваше предложение одобрено»
„Указанная документация будет Вам возвращена вместе с отправленным грузом»
Он используется также и в тех случаях, если источник предпринятых действий очевиден. Например: Читать полностью »


Выбор залога. Составители деловых писем порой не догадываются, какие потенциальные возможности для выражения этической оценки действий другой стороны скрываются в такой глагольной конструкции, как залог.
Действительный залог употребляется тогда, когда следует выделить, оттенить субъект действия — юридическое или должностное лицо как источник предписываемых или фиксируемых действий. Действительный залог придает динамизм изложению. При употреблении действительного залога фраза, как правило, начинается с подлежащего. Например: Читать полностью »


Если в обращении указываются имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает несколько личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный характер.
Категории одушевленности (неодушевленности).. Иногда встречаются тексты, свидетельствующие о том, что их составители не различают категории одушевленности (неодушевленности). Только этим обстоятельством и можно объяснить следующую выдержку из одной телефонограммы: Читать полностью »


К сожалению, еще не стало традицией в практике делового общения просто поблагодарить в письме за своевременный ответ, за готовность помочь другому предприятию выйти из затруднительного положения, за проявленную оперативность в работе:
„Благодарим Вас за своевременный ответ».
„Весь коллектив нашего завода с одобрением встретил Ваше предложение».
Уже сложились устойчивые формы обращения, изложения просьб, выражения признательности, способы аргументации в наиболее „драматических» производственных ситуациях. Читать полностью »


Коммерческая корреспонденция сохраняет форму личной переписки. Как правило, коммерческие письма составляются от первого лица. Однако, несмотря на видимость чисто личных отношений между сторонами, фактически отношения между фирмами носят общественный характер. Следовательно, форма частного письма вступает в противоречие с общественной сущностью отношений между фирмами, и это ставит под сомнение эффективность некоторых словесных формул для выражения этикета. Читать полностью »


В русских письмовниках дореволюционного времени уделялось большое внимание вопросам этикета. Составитель письма должен был неукоснительно соблюдать „Табель о рангах»: „первая обязанность пишущего — помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем» .
К сожалению, вопросам этикета в современной отечественной литературе уделяется крайне мало внимания. Есть несколько книг о школьном этикете, о дипломатическом, о военном, но почти совсем нет пособий по служебному этикету вообще, а тем более по этикету в деловом письме. Читать полностью »