Архив рубрики ‘Убедительность делового письма’

Примером другого удачного арготизма является выражение „нештатный фонд». Его дублетами являются арготизмы „безлюдный фонд», „несписочный фонд». Выражение „нештатный фонд» удачно потому, что точно характеризует понятие: это — финансовые средства, выплачиваемые лицам, не состоящим в штате данного предприятия. Выражения же „безлюдный» или „несписочный фонд» следует признать неудачными из-за их неправильной языковой ориентации. Читать полностью »


Использование арго в деловой переписке может служить сближающим стороны моментом. Арготизмов много в тех сферах производственной деятельности, где еще не сформировался понятийный аппарат, не сложилась терминология. Именно такой сферой производственной деятельности является сфера управления.
Арготизмы следует употреблять с предельной осторожностью и преимущественно в тех случаях, когда для того или иного понятия трудно подобрать соответствующий термин. Читать полностью »


Деловая корреспонденция должна оказывать определенное воздействие на адресата. Отсюда отнюдь не следует, что, например, наречие „очень» в любом случае придаст письму большую убедительность. Наоборот, повторяясь из письма в письмо, слова „очень», „убедительно», „настойчиво», „еще раз» лишь утрачивают свою первоначальную функцию быть „ускорителями» административных действий. Только четкая регламентация в употреблении этих слов может обеспечить их эффективность. И слово „очень» должно быть использовано лишь тогда, когда производственный момент действительно очень тяжелый, когда досрочная поставка изделий очень помогла бы делу, когда техническая помощь очень нужна. Читать полностью »


Употребление риторического вопроса также является одним из средств повышения убедительности делового письма. Например:
„Разве нельзя было предвидеть некечественное состояние тезауруса еще на стадии контрольного примера?»
Не следует изощряться в выборе слов и оборотов, характерных для канцелярской письменности, когда факт, указываемый в письме, вызывает возмущение, надо называть вещи „своими именами». Читать полностью »


Убедительность письма возрастает в тех случаях, когда в нем выражено и личное отношение работника к описываемым фактам, его заинтересованность в скорейшем выполнении задания, нетерпение, досада и даже возмущение. Примером такого письма может служить докладная записка, составленная от имени главного энергетика завода на имя директора завода: Читать полностью »


Утверждение через отрицание может придать еще большую убедительность деловому письму. В приводимом ниже лисьме позиция завода „Прогресс» выражена в заключительной фразе, составленной в виде отрицания:
„Как сообщили нем в конторе связи, работы по прокладке телефонных кабелей ведутся кок в Новом, так и в Старом городе.
Новая АТС еще не пущено. Телефонизацию города ведет контора связи через своих подрядчиков, а поэтому все вопросы о той или иной помощи ей со стороны заводе и других заинтересовенных оргвнизеций она и призвана решать. Читать полностью »


Другим лингвистическим приемом повышения убедительности делового письма может служить использование параллельных синтаксических конструкций, которые облегчают восприятие текста и позволяют значительный объем информации представить в виде одного распространенного предложения:
„Справочно-информационный фонд проводит следующие виды работ: готовит экспресс-информацию по тематике отрасли;
комплектует фонд новейшими материалами в соответствии с отраслевым рубрикатором; Читать полностью »


Чтобы составить убедительное, хорошо аргументированное деловое письмо, необходимо умело пользоваться сложными предложениями, отражающими причинно-следственные связи. С их помощью можно объяснить свою позицию, смягчить впечатление от отказа, придать повествованию нейтральный тон и т. д. Академик Л.В. Щерба писал по поводу употребления сложных предложений в канцелярском языке: „Основная разновидность канцелярского стиля имеет своей задачей представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом. Читать полностью »


В последнее время отмечается резкое увеличение количества инициативных писем, то есть писем, содержащих предложения. Причина этого явления — реализация новых принципов хозяйственного механизма. Выдвижение конструктивных встречных предложений становится доминирующим моментом в хозяйственной политике наших предприятий. Как правило, письма-предложения составляются по поводу выпуска новой продукции. В них на рассмотрение соответствующей организации выносятся предложения о снятии с производства и замене устаревших машин, механизмов, изделий новыми, пользующимися спросом у потребителей, а также предложения о совершенствовании технических условий и норм, определяющих качество выпускаемой продукции. Читать полностью »


Несмотря на то, что следующее письмо является по существу разъяснением известного положения о титульном списке работ, выполняемых отделом капитального строительства, оно не производит впечатления сухой формальной отписки:
Директору завода „Прогресс»

О состоянии подвалов в жилом доме № 4
Дом № 4 сдан в эксплуатацию с сухими подвалами. Экспулатирует дом жилищно-коммунальный отдел Вашего завода, который обязан не допускать затопления подвалов. Читать полностью »