Архив рубрики ‘Тематика массива деловых писем’

Можно рекомендовать пять способов подготовки служебных документов с использованием трафаретных текстов. Первые два применяются при работе непосредственно со сборником трафаретных текстов, а остальные три — с бланками-трафаретами.
Первый способ: исполнитель находит в сборнике нужный текст и составляет черновик письма, переписывая дословно постоянную информацию из трафарета и одновременно дополняя ее переменной. Читать полностью »


Трафаретизации подлежат документы, содержащие не менее двух третьих постоянной информации от всего объема текста. Однако на практике трафаретизируют тексты и с меньшим объемом постоянной информации, если таких документов создается большое количество. Прежде чем составлять трафаретные тексты, необходимо проанализировать каждый вид официального письма, чтобы установить степень повторяющейся постоянной информации, количество подобных писем, отправляемых в течение года. При этом удобнее всего пользоваться таблицами унификации, в которых указывается: разновидность официального письма, количество экземпляров в год, процент постоянной информации, отдельные повторяющиеся фразы, предложения. Читать полностью »


Приведем примеры устранения слов, не несущих полезной нагрузки при создании трафарета письма — сообщения, информационного письма:
Неправильно Правильно:
«Считаем необходимым поставить Вас «Сообщаем, что».. .
в известность, что». -.
«При этом высылаем Вам копию договора»… «Высылаем копию дого-
вора» . ..
Рассмотрим пример смыслового повтора: Читать полностью »


Как правило, в трафаретных текстах исключаются слова, не несущие полезной нагрузки, смысловые повторы, канцеляризмы. Так, например, в тексте «Мы просили бы Вас сообщить нам данные о производительности кузнечно-прессовых машин» личные местоимения «мы», «Вас», «нам» не несут полезной нагрузки. Вообще употребление местоимения «мы» в деловых письмах не оправдано, поскольку окончание глагола и так указывает на 1-е лицо множественного числа. Читать полностью »


При составлении текстов трафаретов важно помнить следующую закономерность порядка слов в русском языке: постоянная информация всегда предшествует переменной. Поэтому текст-трафарет не может начинаться с пробела. Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения. Определить, какие члены предложения несут постоянную информацию, а какие — переменную, позволяет вопрос к члену предложения. Читать полностью »


Проникновение нестандартной терминологии в промышленную корреспонденцию объясняется прежде всего кратковременностью акта составления делового письма: деловое письмо,как правило, составляется в один прием; не всегда оно предлагается для чтения другим лицам ( хотя подпись другого лица и может стоять ); часто письмо составляется без черновика, и если память не подсказывает общепринятый термин, составитель вынужден создавать „свой». Читать полностью »


Очевидно, приведенные рассуждения останутся верными для любой выборки слов данной длины при заданной относительной ошибке. Поэтому в словарях часто употребляемых слов, составленных по массивам писем-напоминаний, писем-подтверждений, писем-извещений и других одноаспектных писем, объемы которых примерно равны, можем рассматривать также список из 11 наиболее употребимых слов как основу для составления бланка письма, так как при определении частоты употребления относительная ошибка не превышала заданной величины ( в настоящем случае 0,3 ). Читать полностью »


Таким образом, при составлении бланка делового письма необходимо учитывать тематику рассматриваемого массива деловых писем.
Нетрудно сделать вывод, что общая частотность всех языковых реализаций каждого аспекта должна быть величиной постоянной. В этом легко убедиться, сложив частотность всех слов, с которых начинаются все три аспекта. Отсюда следует, что перечисленные аспекты делового письма составляют содержательный каркас письма. Читать полностью »